Elektronische Rechnung Pflicht 2025 – Übergangsfristen & Pflichten
Ab 2025 gilt die Elektronische Rechnung Pflicht in Deutschland. Wer ist betroffen? Welche Übergangsfristen gelten? Vorbereiten mit Clean Invoice.
Elektronische Rechnung Pflicht 2025: Was jetzt auf Unternehmen zukommt
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für Unternehmen in Deutschland verbindlich. Die gesetzliche Neuregelung betrifft nahezu alle Unternehmer, egal ob Freelancer, Handwerker oder mittelständisches Unternehmen.
In diesem Beitrag erklären wir:
- Wer genau betroffen ist
- Was eine E-Rechnung nach EU-Norm bedeutet
- Welche Übergangsfristen gelten
- Was jetzt konkret zu tun ist
- Wie Clean Invoice dir den Umstieg erleichtert
📌 Was bedeutet „elektronische Rechnung Pflicht 2025“ genau?
Die Bundesregierung setzt die EU-Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht um. Ziel ist die vollständige Digitalisierung und Standardisierung des Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen (B2B) und Behörden (B2G).
Ab dem 01.01.2025 gilt:
✅ Alle Unternehmen müssen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. 📌 Der Versand unterliegt jedoch Übergangsfristen – abhängig vom Unternehmensumsatz.
Ein einfaches PDF per Mail reicht nicht mehr aus, da es kein strukturiertes Format ist – dies betrifft ab 2028 auch den Versand verpflichtend.
👥 Wer ist betroffen? Eine Übersicht nach Zielgruppen
🔧 Handwerksbetriebe
- Müssen ab 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen können
- Viele Aufträge an öffentliche Auftraggeber (B2G) sind bereits betroffen
- Versand von E-Rechnungen wird schrittweise Pflicht – vollständige Umstellung bis 2028
👉 Clean Invoice bietet dir passende E-Rechnungsformate mit wenigen Klicks.
🧾 Kleinunternehmer (nach §19 UStG)
- Müssen ab 2025 ebenfalls E-Rechnungen empfangen können
- Für den Versand besteht keine Verpflichtung, solange keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird
👉 Clean Invoice erkennt deinen Status automatisch und erstellt konforme Rechnungen.
💼 Freelancer & Selbstständige
- Müssen ab 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen können
- Versandpflicht abhängig von Umsatzhöhe und Übergangsregelung
👉 Mit Clean Invoice kannst du Rechnungen per Knopfdruck als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben.
🏢 Mittelständische Unternehmen
- Empfangspflicht gilt ab 2025
- Versandpflicht in Stufen:
- Bis 2026: PDF mit Zustimmung erlaubt
- Bis 2027: Ausnahme bei Jahresumsatz bis 800.000 €
- Ab 2028: Nur noch strukturierte E-Rechnungen erlaubt
👉 Clean Invoice bietet API-Schnittstellen für DATEV, Lexware, SevDesk u. a.
🧾 Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?
| Merkmal | Klassisches PDF | E-Rechnung (z. B. XRechnung) |
|---|---|---|
| Format | Bild/Text-Datei | Strukturierter XML-Datensatz |
| maschinenlesbar | ❌ Nein | ✅ Ja |
| gesetzlich konform | ❌ Ab 2028 nicht mehr | ✅ Pflichtformat ab 2028 |
| Prüfung durch System | ❌ Nur manuell | ✅ Vollautomatisch möglich |
🔍 Welche Formate gelten als „konforme E-Rechnung“?
- XRechnung: Standard für öffentliche Auftraggeber
- ZUGFeRD 2.1.1: Kombiniert visuelle Darstellung (PDF) mit XML-Datensatz – ideal für KMU
👉 Clean Invoice bietet beide Formate standardmäßig an.
📆 Übergangsfristen im Überblick
| Zeitraum | Versand erlaubt | Empfangspflicht besteht |
|---|---|---|
| bis 31.12.2026 | Ja (Papier/PDF mit Zustimmung) | ✅ Ja |
| 2027 (Umsatz ≤ 800k €) | Ja (Papier/PDF mit Zustimmung) | ✅ Ja |
| ab 01.01.2028 | ❌ Nein – nur strukturierte Formate | ✅ Ja |
✅ Was ist jetzt konkret zu tun?
Schritt 1: Prüfen
- Bin ich betroffen (B2B-Kunden, öffentlicher Auftraggeber)?
- Welche Rechnungssoftware nutze ich aktuell?
Schritt 2: Umsteigen
- Wechsel auf ein konformes Tool wie Clean Invoice
- Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD aktivieren
Schritt 3: Kommunizieren
- Kunden und Geschäftspartner über Umstellung informieren
- Neue Rechnungsvorgaben abklären
Schritt 4: Automatisieren
- E-Mail-Versand, Archivierung und Steuerexport vorbereiten
🧰 Wie Clean Invoice dir den Umstieg erleichtert
| Funktion | Vorteil |
|---|---|
| XRechnung & ZUGFeRD integriert | Sofort einsatzbereit, ohne Zusatzmodule |
| Automatischer Steuerexport | Übergabe an Steuerberater mit 1 Klick |
| Kundenkommunikation vorbereitet | Vorlagen für Umstellungsinfos inklusive |
| DSGVO-konforme Speicherung | Serverstandort: Deutschland |
🤔 FAQ zur E-Rechnungspflicht 2025
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Sie sind jedoch nicht zur Ausstellung verpflichtet, wenn sie keine Umsatzsteuer ausweisen.
Ist ein PDF noch erlaubt?
Nur noch bis Ende 2026 bzw. Ende 2027 für Unternehmen mit ≤ 800.000 € Umsatz – danach nicht mehr zulässig.
Was passiert bei Verstößen?
Rechnungen können abgelehnt werden. Zudem drohen steuerrechtliche Probleme.
Gilt die Pflicht auch für ausländische Unternehmen?
Ja – sofern sie in Deutschland steuerpflichtig sind und mit deutschen Unternehmen Geschäfte machen.
📌 Fazit
Die elektronische Rechnung wird ab 2025 empfangspflichtig – und ab 2028 vollständig vorgeschrieben. Wer sich rechtzeitig vorbereitet, kann nicht nur Bußgelder vermeiden, sondern auch seine Buchhaltung digitalisieren und automatisieren.
Clean Invoice bietet dir dafür eine einfache, rechtssichere Lösung – ohne technisches Vorwissen.
🔗 Lies auch: E-Rechnungspflicht: Was bedeutet das für kleine Unternehmen?
John Neufeldt
