E-Rechnung, ZUGFeRD oder XRechnung – viele Unternehmer sind unsicher, welches Format sie nutzen müssen. Die E-Rechnung ist ab 2025 Pflicht, ZUGFeRD und XRechnung sind die gängigen Standards. Erfahre, worin die Unterschiede liegen, welche Vorgaben rechtlich gelten und welches Format für dein Unternehmen am sinnvollsten ist.
Die elektronische Rechnungspflicht sorgt 2025 für viele Fragen. Besonders oft gesucht: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung? Welche Lösung passt zu deinem Unternehmen? Hier findest du eine kompakte, verständliche Übersicht – inklusive aller Vor- und Nachteile.
Weitere Informationen zur Gesetzeslage und Übergangsfristen findest du auch in unserem Beitrag: Elektronische Rechnung Pflicht 2025 – Übergangsfristen & Pflichten.
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist ein hybrides Format, das ein PDF-Dokument (für Menschen) und einen eingebetteten XML-Datensatz (für Maschinen) kombiniert.
Vorteile von ZUGFeRD:
- ✅ Hybrid: Für Mensch & Maschine nutzbar (PDF und XML)
- ✅ Benutzerfreundlich: Sieht aus wie eine klassische Rechnung
- ✅ Kein Zusatzprogramm nötig: PDF kann jeder lesen
- ✅ EU-Norm-konform ab Version 2.1.1 (EN 16931)
Nachteile von ZUGFeRD:
- ❌ Nicht jede Behörde akzeptiert ZUGFeRD (besonders ältere Versionen)
- ❌ Frühere Versionen sind nicht EU-normkonform
Ideal für:
- KMU
- Freelancer
- Dienstleister
- Unternehmen mit privaten oder gewerblichen Kunden
Mehr zum praktischen Einsatz von E-Rechnungslösungen für kleine Unternehmen findest du hier: KI-Rechnungsprüfung für kleine Unternehmen.
XRechnung ist der deutsche Standard für strukturierte E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Sie besteht ausschließlich aus einem maschinenlesbaren XML-Datensatz – ohne PDF-Anteil.
Vorteile von XRechnung:
- ✅ Pflichtformat für Behörden (B2G)
- ✅ Standardisiert nach EN 16931
- ✅ Optimal für ERP- und Buchhaltungssysteme
- ✅ Automatisierte Weiterverarbeitung möglich
Nachteile von XRechnung:
- ❌ Nicht menschenlesbar: Ohne Zusatztools keine visuelle Darstellung
- ❌ Komplexere Erstellung und Implementierung als bei ZUGFeRD
Ideal für:
- Behörden
- Konzerne
- Unternehmen mit B2G-Geschäft
- Große Organisationen
Praktische Tipps, wie Handwerksbetriebe digitale Rechnungsformate einsetzen können, findest du in unserem Beitrag: Rechnungsprogramm für Handwerker: Vergleich 2025.
ZUGFeRD (ab 2.1.1):
- 👁️ Menschlich lesbar (PDF)
- 💻 Maschinenlesbar (XML)
- ⚖️ EU-Norm-konform ab Version 2.1.1
- 🏢 Teilweise für Behörden geeignet
- 👍 Geringer bis mittlerer Umstellungsaufwand
- 👨💻 Geeignet für KMU, B2B, B2C
XRechnung:
- 💻 Nur maschinenlesbar (XML)
- 🚫 Nicht direkt als PDF sichtbar
- 📋 Pflicht für Rechnungen an Behörden (B2G)
- 🔄 Voll automatisierbar in ERP-Systemen
- 👨💻 Geeignet für Behörden und Großunternehmen
- 👷 Höherer technischer Aufwand
- Kundenanalyse: Prüfe, ob du regelmäßig an öffentliche Auftraggeber (Behörden) schreibst.
- Software-Check: Stelle sicher, dass dein Rechnungsprogramm (z. B. Clean Invoice) beide Formate unterstützt.
- Format wählen:
- Für Behörden: XRechnung
- Für andere Unternehmen/Kunden: ZUGFeRD (ab 2.1.1)
- Einstellungen vornehmen: Hinterlege das bevorzugte Rechnungsformat im Kundendatensatz.
- Testversand: Verschicke Testrechnungen an dich selbst und ggf. an deine wichtigsten Geschäftspartner.
- Aktualisieren: Halte deine Software und Format-Versionen aktuell, um gesetzeskonform zu bleiben.
Mehr zu den Übergangsfristen und gesetzlichen Anforderungen erfährst du in unserem Guide: Elektronische Rechnung Pflicht 2025 – Übergangsfristen & Pflichten.
Hier kannst du eine Grafik einbinden, die beide Formate mit Symbolen und Stichworten als Listen nebeneinander stellt:
- Links: ZUGFeRD mit PDF- und XML-Symbol
- Rechts: XRechnung mit XML-Symbol und Behördensiegel
Alt-Text:
„Vergleichs-Infografik: ZUGFeRD versus XRechnung im Einsatz bei der E-Rechnungspflicht 2025“
Was ist, wenn mein Kunde ein bestimmtes Format verlangt?
Deine Rechnung muss dann im gewünschten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) bereitgestellt werden – Clean Invoice unterstützt beide.
Ist ZUGFeRD automatisch konform mit der E-Rechnungspflicht?
Nur ZUGFeRD ab Version 2.1.1 entspricht der EN 16931 und ist damit normkonform.
Kann ich mit XRechnung auch an Privatkunden schreiben?
Technisch möglich, aber unüblich – für B2C ist ZUGFeRD sinnvoller.
Was passiert, wenn ich das falsche Format verschicke?
Die Rechnung kann abgelehnt werden, und es drohen steuerliche Nachteile. Bei öffentlichen Auftraggebern ist XRechnung zwingend.
Kann ich ZUGFeRD und XRechnung parallel nutzen?
Ja – moderne Tools wie Clean Invoice bieten beide Optionen und stellen automatisch das richtige Format bereit.
Gibt es Förderprogramme für die Umstellung auf E-Rechnung?
Verschiedene Bundesländer und die KfW bieten zeitweise Förderungen für Digitalisierung und E-Invoicing. Mehr dazu im FAQ zur E-Rechnung – Bundesfinanzministerium.
XRechnung und ZUGFeRD sind die zentralen E-Rechnungsformate in Deutschland ab 2025.
- Für Behörden und öffentliche Auftraggeber ist XRechnung Pflicht.
- Für alle anderen ist ZUGFeRD die nutzerfreundlichste Lösung.
Mit Clean Invoice bist du für beide Fälle bestens vorbereitet – für jede Zielgruppe, für jedes Format.
Du willst rechtssicher digitalisieren?
Teste Clean Invoice jetzt kostenlos!
Hier geht's zum Angebot
