Rechnungsprogramm für Handwerker kostenlos: Die 9 besten 2025
Kostenlose Rechnungsprogramme für Handwerker im Test ✅ Clean Invoice für 9,99€ als beste Alternative ✅ Zervant, easybill & mehr im Vergleich 2025
Rechnungsprogramm für Handwerker kostenlos: Die besten 9 Lösungen 2025 [Test + Vergleich]
Das Wichtigste auf einen Blick: Kostenlose Rechnungsprogramme für Handwerker haben deutliche Grenzen bei Kundenverwaltung und Funktionsumfang. Für nur 9,99€/Monat bietet Clean Invoice die beste Alternative mit unbegrenzten Kunden, professioneller Kundenverwaltung und E-Rechnungsfähigkeit. Komplett kostenlos sind nur Zervant (bis 5 Kunden) und easybill FREE (bis 3 Kunden) empfehlenswert.
Als Handwerker verbringen Sie Ihre Zeit lieber auf der Baustelle als am Schreibtisch mit Papierkram. Ein Rechnungsprogramm für Handwerker kostenlos kann Ihnen dabei helfen, die lästige Büroarbeit zu minimieren. Doch welche kostenlosen Lösungen gibt es wirklich und wo stoßen sie an ihre Grenzen?
In diesem umfassenden Vergleich zeigen wir Ihnen die 9 besten kostenlosen und günstigen Rechnungsprogramme für Handwerker und erklären, warum bereits ab 9,99€ im Monat deutlich bessere Lösungen verfügbar sind.
Warum ein Rechnungsprogramm für Handwerker?
Die Realität im Handwerksalltag
Handwerker verbringen durchschnittlich 5-10 Stunden pro Woche mit Büroarbeiten - Zeit, die Sie produktiver nutzen könnten. Ein professionelles Rechnungsprogramm für Handwerker kostenlos oder günstig kann diese Zeit auf wenige Minuten reduzieren.
Handwerker-spezifische Vorteile:
Lohn- und Materialkosten trennen
- Kunden können Handwerkerleistungen steuerlich absetzen (§35a EStG)
- Separate Ausweisung ist gesetzlich vorgeschrieben
- Automatische Berechnung spart Fehler
Mobile Rechnungserstellung
- Direkt auf der Baustelle abrechnen
- Sofortige Rechnungsstellung nach Fertigstellung
- Schnellere Bezahlung durch kürzere Wartezeiten
Rechtssicherheit
- GoBD-konforme Archivierung
- Alle Pflichtangaben automatisch enthalten
- Schutz vor Finanzamt-Beanstandungen
Kostenlos vs. Kostenpflichtig: Der Realitätscheck Warum "kostenlos" oft teurer wird
Die meisten kostenlosen Rechnungsprogramme für Handwerker haben entscheidende Einschränkungen:
| Limitation | Auswirkung | Kosten-Folge |
|---|---|---|
| Nur 3-5 Kunden | Unbrauchbar ab 6. Kunde | Upgrade-Zwang |
| Keine Kundenverwaltung | Jede Rechnung neu eingeben | +30 Min/Rechnung |
| Kein automatischer Versand | Manueller E-Mail-Versand | +10 Min/Rechnung |
| Keine Mahnungen | Manuelle Zahlungsverfolgung | Zahlungsausfälle |
| Kein Support | Probleme selbst lösen | Produktivitätsverlust |
Die 9,99€-Lösung: Clean Invoice
Bereits für 9,99€ pro Monat erhalten Sie bei Clean Invoice:
- ✅ Unbegrenzte Kunden
- ✅ Professionelle Kundenverwaltung
- ✅ E-Rechnungsfähigkeit (ZUGFeRD)
- ✅ Deutschen Support
- ✅ Mobile verfügbar für alle Geräte
Rechenbeispiel: 10 Minuten Zeitersparnis pro Rechnung × 20 Rechnungen/Monat × 50€ Stundensatz = 166€ gesparte Arbeitszeit vs. 9,99€ Kosten
Die 5 besten kostenlosen Rechnungsprogramme
1. Zervant - Der Klassiker für Kleinbetriebe
Zervant ist das bekannteste kostenlose Rechnungsprogramm für Handwerker mit soliden Grundfunktionen.
Vorteile:
- ✅ Komplett kostenlos für bis zu 5 Kunden
- ✅ Professionelle Rechnungsvorlagen
- ✅ Kundenverwaltung inklusive
- ✅ Zahlungsstatus-Verfolgung
- ✅ Mobile App verfügbar
Nachteile:
- ❌ Nur 5 Kunden - dann kostenpflichtig
- ❌ Keine Mahnfunktion in der Gratisversion
- ❌ Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
- ❌ Kein automatischer E-Mail-Versand
Preis: Kostenlos bis 5 Kunden, dann ab 9€/Monat Für wen geeignet: Einzelunternehmer mit wenigen Stammkunden
2. easybill FREE - Solide Grundausstattung
easybill bietet eine der besseren kostenlosen Versionen mit wichtigen Basisfunktionen.
Vorteile:
- ✅ Kostenlos für bis zu 3 Kunden
- ✅ Unbegrenzte Dokumente
- ✅ E-Mail-Versand inklusive
- ✅ GoBD-konform
- ✅ Deutscher Support auch für Free-Kunden
Nachteile:
- ❌ Nur 3 Kunden maximal
- ❌ Keine Zeiterfassung
- ❌ Kein Mahnwesen
- ❌ Keine individuellen Vorlagen
Preis: Kostenlos bis 3 Kunden, dann ab 15€/Monat Für wen geeignet: Sehr kleine Handwerksbetriebe im Nebenerwerb
3. 123RECHNUNG - Der deutsche Vollständige
123RECHNUNG ist eine der wenigen vollständig kostenlosen deutschen Lösungen ohne Kundenbegrenzung.
Vorteile:
- ✅ Komplett kostenlos - keine Kundenlimits
- ✅ Keine Abo-Gebühren jemals
- ✅ Lokale Installation (kein Internet nötig)
- ✅ Kleinunternehmerregelung unterstützt
- ✅ Deutsches Programm mit deutscher Rechtsprechung
Nachteile:
- ❌ Veraltete Benutzeroberfläche
- ❌ Nur für Windows
- ❌ Keine Cloud-Synchronisation
- ❌ Kein mobiler Zugriff
- ❌ Kein E-Mail-Versand
Preis: 100% kostenlos Für wen geeignet: Technikaffine Handwerker mit Windows-PC
4. VARIO for Free - Das ERP-System
VARIO bietet eine kostenlose Version ihres ERP-Systems mit integriertem Rechnungsmodul.
Vorteile:
- ✅ Vollständiges ERP-System kostenlos
- ✅ Integrierte Lagerverwaltung
- ✅ Keine Kundenbegrenzung
- ✅ E-Rechnungen möglich
- ✅ Erweiterbar zum Vollsystem
Nachteile:
- ❌ Sehr komplex für einfache Rechnungen
- ❌ Steile Lernkurve
- ❌ Überdimensioniert für kleine Betriebe
- ❌ Keine mobile App
Preis: Kostenlos (Vollversion kostenpflichtig) Für wen geeignet: Größere Handwerksbetriebe mit Lagerhaltung
5. Papierkram - Zeiterfassung inklusive
Papierkram kombiniert Rechnungserstellung mit Zeiterfassung - ideal für stundenweise abrechnende Handwerker.
Vorteile:
- ✅ Kostenlose Version verfügbar
- ✅ Integrierte Zeiterfassung
- ✅ Projektbasierte Abrechnung
- ✅ Modern designt
- ✅ Gute mobile Nutzung
Nachteile:
- ❌ Nur 3 Kunden in kostenloser Version
- ❌ Begrenzte Funktionen
- ❌ Keine Lagerverwaltung
- ❌ Fokus mehr auf Freelancer als Handwerk
Preis: Kostenlos bis 3 Kunden, dann ab 9,90€/Monat Für wen geeignet: Handwerker mit projektbasierter Abrechnung
Clean Invoice: Die beste günstige Alternative (9,99€)
Warum Clean Invoice die beste Wahl für Handwerker ist
Während kostenlose Programme schnell an ihre Grenzen stoßen, bietet Clean Invoice für nur 9,99€ pro Monat (Jahresabo: 8,33€/Monat) eine professionelle Komplettlösung.
Vorteile für Handwerker:
Unbegrenzte Kundenverwaltung
- Keine Limits bei Kunden, Rechnungen oder Angeboten
- Vollständige Kundenhistorie und -kommunikation
- Automatische Kunden-Suche und -Zuordnung
Perfekt für mobile Nutzung
- Vollständig responsiv auf allen Geräten
- Sofortige Rechnungserstellung auf der Baustelle
- Offline-Modus für Bereiche ohne Internet
E-Rechnungspflicht ready
- ZUGFeRD-Standard integriert
- Automatische Umstellung ab 2025
- Keine zusätzlichen Kosten oder Module
Deutscher Support & DSGVO
- Server in Deutschland
- Telefon-Support auf Deutsch
- Vollständige DSGVO-Konformität
Handwerker-freundliche Features
- Lohn-/Materialkosten automatisch getrennt
- QR-Codes für schnelle Bezahlung
- Individuelle Rechnungsvorlagen
- Automatische Rechnungsnummerierung
Preis-Leistungs-Verhältnis
Clean Invoice kostet 9,99€/Monat, spart aber:
- 3-5 Stunden Büroarbeit pro Woche
- Schnellere Bezahlung durch professionelle Rechnungen
- Weniger Zahlungsausfälle durch systematische Verfolgung
- Keine Upgrade-Überraschungen wie bei "kostenlosen" Programmen
Return on Investment: Bereits bei 5 Rechnungen pro Monat amortisiert sich Clean Invoice vollständig.
Weitere empfehlenswerte Programme
sevdesk - Der Allrounder (ab 8,90€/Monat)
sevdesk ist Deutschlands beliebtestes Rechnungsprogramm für Handwerker mit umfassenden Funktionen.
Vorteile:
- ✅ Integrierte Buchhaltung
- ✅ KI-gestützte Belegerfassung
- ✅ Bank-Synchronisation
- ✅ E-Rechnung EN 16931 konform
- ✅ 14 Tage kostenlos testen
Nachteile:
- ❌ Höherer Preis als Clean Invoice
- ❌ Komplexer für reine Rechnungserstellung
Preis: Ab 8,90€/Monat Für wen: Handwerker mit Buchhaltungsanforderungen
HERO - Speziell für Handwerker (ab 39€/Monat)
HERO ist eine All-in-One-Lösung speziell für Handwerksbetriebe entwickelt.
Vorteile:
- ✅ Branchenspezifische Funktionen
- ✅ Integrierte Zeiterfassung
- ✅ Projektmanagement
- ✅ Mobile App optimiert
- ✅ 14 Tage kostenlos testen
Nachteile:
- ❌ Höchster Preis im Vergleich
- ❌ Überdimensioniert für einfache Rechnungen
Preis: Ab 39€/Monat Für wen: Größere Handwerksbetriebe mit komplexen Anforderungen
FastBill - Der Mittelweg (ab 19€/Monat)
FastBill positioniert sich zwischen einfachen und komplexen Lösungen.
Vorteile:
- ✅ Intuitive Bedienung
- ✅ Integrierte Zeiterfassung
- ✅ DATEV-Schnittstelle
- ✅ 14 Tage kostenlos testen
Nachteile:
- ❌ Mittlerer Preis ohne Spitzenfunktionen
- ❌ Weniger handwerksspezifische Features
Preis: Ab 19€/Monat Für wen: Handwerker mit mittleren Ansprüchen
Spezielle Anforderungen für Handwerker
Was macht ein gutes Handwerker-Rechnungsprogramm aus?
Lohn- und Materialkosten trennen Ihre Kunden können Handwerkerleistungen nach §35a EStG steuerlich absetzen - aber nur, wenn Sie Lohn- und Materialkosten getrennt ausweisen. Ein gutes Rechnungsprogramm für Handwerker kostenlos oder kostenpflichtig sollte das automatisch tun.
Mobile Nutzung Als Handwerker sind Sie selten im Büro. Ihr Rechnungsprogramm muss auf Smartphone und Tablet funktionieren - idealerweise auch offline.
Schnelle Rechnungserstellung Standardrechnungen sollten in unter 2 Minuten erstellt sein. Längere Zeiten kosten Sie Geld und Nerven.
Aufmaß und Kalkulation Viele Handwerker benötigen Aufmaß-Funktionen und detaillierte Kalkulationsmöglichkeiten für komplexere Projekte.
Kleiunternehmerregelung Falls Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, muss das Programm den entsprechenden Hinweis automatisch auf die Rechnung setzen.
Rechtliche Anforderungen
GoBD-Konformität ist Pflicht Seit 2015 müssen alle digitalen Rechnungen GoBD-konform archiviert werden. Kostenlose Programme erfüllen das oft nicht ausreichend.
E-Rechnungspflicht ab 2025 Ab Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, ab 2026/2027 auch versenden. Planen Sie rechtzeitig!
Aufbewahrungsfristen Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Cloud-Programme sind hier oft sicherer als lokale Lösungen.
E-Rechnungspflicht 2025: Was Handwerker wissen müssen
Die wichtigsten Änderungen
Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können Ab 1. Januar 2026: E-Rechnungen werden Pflicht (mit Übergangsregelungen) Für Kleinunternehmer: Übergangsregelung bis Ende 2027
Was bedeutet das für Ihr Rechnungsprogramm?
E-Rechnungsformate, die unterstützt werden müssen:
- ZUGFeRD: Hybrid-Format (PDF + XML-Daten)
- XRechnung: Reines XML-Format
- EN 16931: Europäischer Standard
Empfohlene Vorbereitung
- Prüfen Sie Ihr aktuelles Programm - kann es bereits E-Rechnungen?
- Planen Sie rechtzeitig um - Softwarewechsel brauchen Zeit
- Clean Invoice ist bereits ready - ZUGFeRD integriert, keine Extra-Kosten
- Kostenlose Programme sind oft nicht E-Rechnungs-fähig
Häufige Fragen (FAQ)
Ist ein kostenloses Rechnungsprogramm für Handwerker ausreichend?
Für absolute Starter mit weniger als 5 Kunden kann ein kostenloses Programm wie Zervant ausreichen. Sobald Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, werden die Einschränkungen schnell zum Kostenfaktor. Die Zeitersparnis einer professionellen Lösung wie Clean Invoice (9,99€) rechtfertigt sich bereits ab 5 Rechnungen pro Monat.
Welches ist das beste kostenlose Rechnungsprogramm für Handwerker?
Zervant ist unser Favorit bei den kostenlosen Optionen. Es bietet die beste Balance aus Funktionen und Benutzerfreundlichkeit für bis zu 5 Kunden. Für mehr Kunden empfehlen wir Clean Invoice als günstige Alternative.
Muss ich als Handwerker Lohn- und Materialkosten trennen?
Ja, wenn Ihre Kunden die Handwerkerleistung steuerlich absetzen möchten (§35a EStG), müssen Sie Lohn- und Materialkosten getrennt ausweisen. Alle empfohlenen Programme können das automatisch.
Sind meine Daten in Cloud-Programmen sicher?
Seriöse Anbieter wie Clean Invoice, sevdesk und Co. nutzen deutsche oder EU-Server mit höchsten Sicherheitsstandards. Ihre Daten sind dort oft sicherer als auf Ihrem PC. Achten Sie auf DSGVO-Konformität und regelmäßige Backups.
Kann ich von einem kostenlosen zu einem bezahlten Programm wechseln?
Ja, die meisten Anbieter bieten Importfunktionen für Stammdaten. Der Wechsel von Zervant zu Clean Invoice ist beispielsweise problemlos möglich. Planen Sie 1-2 Stunden für den Umzug ein.
Was passiert, wenn ich mehr Kunden habe als das kostenlose Programm erlaubt?
Bei Zervant (5 Kunden) und easybill (3 Kunden) müssen Sie auf einen bezahlten Tarif upgraden oder zu einem anderen Anbieter wechseln. Nur 123RECHNUNG hat keine Kundenbegrenzung, ist aber technisch veraltet.
Welche Funktionen brauche ich als Handwerker wirklich?
Essentiell: Rechnungserstellung, Kundenverwaltung, mobile Nutzung, Lohn-/Material-Trennung, E-Mail-Versand, GoBD-Konformität Hilfreich: Angebotserstellung, Zeiterfassung, Mahnwesen, Zahlungsabgleich Luxus: Lagerverwaltung, Projektmanagement, Buchhaltungsintegration
Wie lange sollte ich ein Rechnungsprogramm testen?
Mindestens 14 Tage, besser 30 Tage. Erstellen Sie in dieser Zeit echte Rechnungen mit Ihren Daten. Alle empfohlenen Programme bieten ausreichend lange Testphasen.
Lohnt sich Clean Invoice für 9,99€ wirklich?
Definitiv ja. Bei 10 Rechnungen pro Monat sparen Sie mit Clean Invoice mindestens 2 Stunden Arbeitszeit. Das entspricht bei einem Stundensatz von 50€ bereits 100€ gesparter Zeit vs. 9,99€ Kosten. Dazu kommt schnellere Bezahlung und weniger Stress.
Was ist mit der Kleinunternehmerregelung?
Alle empfohlenen Programme unterstützen die Kleinunternehmerregelung und setzen automatisch den Hinweis "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" auf Ihre Rechnungen.
Fazit und Empfehlung
Unsere klare Empfehlung
Für Einsteiger (1-5 Kunden): 🥇 Zervant kostenlos - Beste kostenlose Option 🥈 easybill FREE - Solide Alternative für 3 Kunden
Für professionelle Handwerker (ab 5 Kunden): 🥇 Clean Invoice (9,99€/Monat) - Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis 🥈 sevdesk (ab 8,90€/Monat) - Wenn Sie zusätzlich Buchhaltung brauchen
Für größere Betriebe (10+ Mitarbeiter): 🥇 HERO (ab 39€/Monat) - Handwerker-Spezialist 🥈 FastBill (ab 19€/Monat) - Guter Mittelweg
Die wichtigsten Erkenntnisse:
- "Kostenlos" wird schnell teuer - Kundenlimits zwingen zum Upgrade
- Clean Invoice bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis - 9,99€ für unbegrenzte Funktionen
- E-Rechnungspflicht 2025 beachten - nicht alle kostenlosen Programme sind ready
- Mobile Nutzung ist essentiell - als Handwerker brauchen Sie Flexibilität
- Lohn-/Material-Trennung ist Pflicht - für steuerliche Absetzbarkeit Ihrer Kunden
Unser Geheimtipp:
Starten Sie mit Zervant kostenlos um das Konzept kennenzulernen. Sobald Sie den 6. Kunden haben, wechseln Sie zu Clean Invoice - Sie sparen sofort Zeit und Geld, anstatt für ein Upgrade zu bezahlen, das die gleichen Grundfunktionen bietet.
Die 9,99€ für Clean Invoice sind die beste Investition in Ihren Handwerksbetrieb. Die gesparte Zeit können Sie produktiv nutzen oder einfach früher Feierabend machen.
John Neufeldt
