Rechnungsprogramm für KFZ-Werkstatt: Die 8 besten 2025
✅ Die besten Rechnungsprogramme für KFZ-Werkstätten 2025 im Vergleich: Preise, Funktionen & Testversionen. Jetzt E-Rechnungspflicht beachten!
Die 8 besten Rechnungsprogramme für KFZ-Werkstätten 2025 [Vergleich + Preise]
TL;DR: Die besten Rechnungsprogramme für KFZ-Werkstätten vereinen einfache Bedienung, branchenspezifische Funktionen und E-Rechnungsfähigkeit. Testsieger sind KFZ-Faktura, easyWerkstatt und sevDesk - alle bieten kostenlose Testversionen. Ab 2025 ist die E-Rechnungspflicht zu beachten.
Der tägliche Papierkram in KFZ-Werkstätten kostet wertvolle Zeit, die Sie lieber in die Reparatur und Wartung von Fahrzeugen investieren würden. Ein professionelles Rechnungsprogramm für KFZ-Werkstätten kann Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern und dabei helfen, Angebote, Rechnungen und die Kundenverwaltung zu automatisieren.
In diesem umfassenden Vergleich stellen wir Ihnen die 8 besten Rechnungsprogramme für KFZ-Werkstätten vor, analysieren deren Funktionen, Preise und Vor- und Nachteile. So finden Sie das passende Rechnungsprogramm für KFZ Ihren Betrieb.
Was ist ein Rechnungsprogramm für KFZ-Werkstätten?
Ein Rechnungsprogramm für KFZ-Werkstätten ist eine spezialisierte Software, die auf die besonderen Anforderungen von Autowerkstätten, Reifenhändlern und KFZ-Betrieben zugeschnitten ist. Im Gegensatz zu allgemeinen Rechnungsprogrammen bietet es branchenspezifische Funktionen wie:
- Fahrzeugverwaltung mit Kennzeichen, FIN und Wartungshistorie
- Reifeneinlagerung und -verwaltung
- Arbeitswerte und Stundensätze für verschiedene Tätigkeiten
- Schnittstellen zu Teilekatalogen wie TecDoc oder CentroDigital
- Werkstattplanung und Terminverwaltung
Diese spezialisierten Funktionen unterscheiden KFZ-Rechnungsprogramme von Standard-Fakturierungssoftware und machen sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für professionelle Werkstattbetriebe.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Grundfunktionen jedes guten Rechnungsprogramms für KFZ-Werkstätten:
Angebotserstellung und Rechnungsstellung
- Professionelle Angebote mit wenigen Klicks erstellen
- Automatische Umwandlung von Angeboten in Rechnungen
- GoBD-konforme Rechnungsstellung
- E-Rechnungsfähigkeit (ab 2025 Pflicht)
Kundenverwaltung
- Umfassende Kundendatenbank
- Fahrzeugzuordnung zu Kunden
- Wartungshistorie und Serviceintervalle
- Automatische Terminerinnerungen (TÜV, AU, etc.)
Lagerverwaltung und Artikelstamm
- Verwaltung von Ersatzteilen und Betriebsstoffen
- Bestandsüberwachung mit Mindestmengen
- Preispflege und Kalkulationshilfen
- Automatische Bestellvorschläge
Werkstattplanung
- Terminkalender für Hebebühnen und Mitarbeiter
- Kapazitätsplanung und Auslastungsübersicht
- Mobile Zeiterfassung
- Integration von Arbeitsaufträgen
Buchhaltung und Controlling
- Automatische Buchungsvorschläge
- DATEV-Schnittstelle für Steuerberater
- Kassenbuchfunktion
- Umsatz- und Erfolgsauswertungen
Die 8 besten Rechnungsprogramme im Vergleich
1. KFZ-Faktura - Der Branchenspezialist
KFZ-Faktura ist das mehrfach ausgezeichnete Rechnungsprogramm für KFZ-Werkstätten und wurde von den Lesern des Fachmagazins PROFI Werkstatt zum Testsieger in der Kategorie "Werkstattmanagement-Software" gewählt.
Vorteile:
- ✅ Speziell für die Fahrzeugbranche entwickelt
- ✅ Umfangreiche Schnittstellen zu Teilekatalogen
- ✅ 30-tägige kostenlose Testversion
- ✅ Deutscher Support und Entwicklung
- ✅ Modularer Aufbau - zahlen Sie nur für benötigte Funktionen
Nachteile:
- ❌ Einmalige Lizenzkosten (keine Abo-Option)
- ❌ Etwas komplexere Einrichtung
Preis: Einmalige Lizenzgebühr ab ca. 300€ (abhängig von Modulen) Kostenlose Testversion: 30 Tage
2. easyWerkstatt - Das intuitive Allround-Talent
easyWerkstatt ist das benutzerfreundliche Rechnungsprogramm für KFZ mit Fokus auf einfache Bedienung und schnelle Rechnungserstellung.
Vorteile:
- ✅ Extrem benutzerfreundlich - auch für Computer-Laien
- ✅ Funktioniert auf allen Geräten (PC, Tablet, Smartphone)
- ✅ Automatische Kennzeichenerkennung
- ✅ E-Rechnungsfähigkeit bereits integriert
- ✅ Mehrsprachig (DE, AT, CH, IT)
Nachteile:
- ❌ Weniger umfangreich als Speziallösungen
- ❌ Monatliche Abo-Kosten
Preis: Ab ca. 29€/Monat (Jahresabo günstiger) Kostenlose Testversion: Unbegrenzt ohne Verpflichtung
3. sevDesk - Die Cloud-Lösung für moderne Werkstätten
sevDesk bietet ein cloudbasiertes Rechnungsprogramm für KFZ-Werkstätten mit starkem Fokus auf Buchhaltungsintegration.
Vorteile:
- ✅ Vollständig cloudbasiert - von überall nutzbar
- ✅ Integriertes Online-Banking
- ✅ KI-gestützte Belegerfassung
- ✅ E-Rechnung nach EN 16931 Standard
- ✅ Günstige Einstiegspreise
Nachteile:
- ❌ Weniger branchenspezifische Funktionen
- ❌ Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
Preis: Ab 8,90€/Monat Kostenlose Testversion: 14 Tage
4. Lexware Office - Der etablierte Marktführer
Lexware Office ist eine bewährte Buchhaltungssoftware mit speziellen Funktionen für KFZ-Werkstätten.
Vorteile:
- ✅ Marktführer mit jahrelanger Erfahrung
- ✅ Umfassende Buchhaltungsfunktionen
- ✅ iOS-kompatibel (Mac, iPad, iPhone)
- ✅ Steuerberater-Zugang inklusive
- ✅ Automatische Buchungsvorschläge
Nachteile:
- ❌ Höhere Kosten
- ❌ Komplexer für reine Werkstatt-Anwendungen
Preis: Ab 19,90€/Monat Kostenlose Testversion: 30 Tage
5. bizSoft - Das modulare Komplettsystem
bizSoft bietet ein umfassendes Rechnungsprogramm für KFZ mit integrierter Kassenfunktion und vielen Zusatzmodulen.
Vorteile:
- ✅ Integrierte Registrierkasse
- ✅ DATEV- und BMD-Schnittstellen
- ✅ Lagerverwaltung inklusive
- ✅ Mobile Nutzung möglich
- ✅ 30 Tage kostenlos testen
Nachteile:
- ❌ Höhere Komplexität
- ❌ Preise auf Anfrage
Preis: Auf Anfrage Kostenlose Testversion: 30 Tage
6. orgaMAX - Speziell für Fahrzeughandel
orgaMAX richtet sich besonders an KFZ-Werkstätten und Fahrzeughändler mit umfangreichen Buchhaltungsanforderungen.
Vorteile:
- ✅ Differenzbesteuerung für Gebrauchtfahrzeuge
- ✅ Projekt- und Zeiterfassung integriert
- ✅ E-Rechnungspflicht-konform
- ✅ Mobile App verfügbar
- ✅ Kundenportal "shareHUB"
Nachteile:
- ❌ Fokus mehr auf Handel als reine Werkstatt
- ❌ Höhere Lernkurve
Preis: Ab ca. 25€/Monat Kostenlose Testversion: Verfügbar
7. Clean Invoice - Die einfache Cloud-Lösung
Clean Invoice ist ein schlankes, cloudbasiertes Rechnungsprogramm für KFZ mit Fokus auf Einfachheit und günstige Preise.
Vorteile:
- ✅ Sehr einfache Bedienung
- ✅ Vollständig responsiv (Desktop, Tablet, Smartphone)
- ✅ ZUGFeRD/E-Rechnungen integriert
- ✅ DSGVO-konform mit deutschen Servern
- ✅ Günstiger Preis mit Jahresrabatt
Nachteile:
- ❌ Keine KFZ-spezifischen Funktionen
- ❌ Begrenzte Werkstatt-Features
- ❌ Weniger Schnittstellen
Preis: Ab 19€/Monat (Jahresplan: 15€/Monat) Kostenlose Testversion: 14 Tage
8. KingBill - Der Preisbrecher
KingBill bietet ein günstiges Rechnungsprogramm für KFZ-Werkstätten mit den wichtigsten Grundfunktionen.
Vorteile:
- ✅ Sehr günstige Preise
- ✅ Modularer Aufbau
- ✅ Einfache Bedienung
- ✅ Fahrzeugverwaltung inklusive
- ✅ Individuelle Anpassungen möglich
Nachteile:
- ❌ Weniger Schnittstellen
- ❌ Begrenzte Werkstattfunktionen
Preis: Ab ca. 15€/Monat Kostenlose Testversion: Verfügbar
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Benutzerfreundlichkeit steht an erster Stelle
Das beste Rechnungsprogramm für KFZ-Werkstätten nützt nichts, wenn es zu kompliziert ist. Achten Sie auf:
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Kurze Einarbeitungszeit
- Gute Hilfefunktionen und Dokumentation
- Kostenlose Schulungen oder Webinare
Integration in bestehende Systeme
Prüfen Sie die Kompatibilität mit:
- Ihrer aktuellen Hardware (PCs, Tablets, Smartphones)
- Teilekatalogen und Lieferantensystemen
- Ihrer Bank (Online-Banking-Integration)
- Steuerberatungssoftware (DATEV-Schnittstelle)
Kosten transparent bewerten
Berücksichtigen Sie alle Kostenfaktoren:
- Einmalkosten vs. Abo-Modell: Was passt besser zu Ihrem Budget?
- Zusatzmodule: Welche Funktionen kosten extra?
- Support und Updates: Sind diese im Preis enthalten?
- Schulungskosten: Benötigen Sie professionelle Einweisung?
Zukunftssicherheit gewährleisten
Ihr Rechnungsprogramm für KFZ sollte mitwachsen:
- Regelmäßige Updates und Weiterentwicklung
- E-Rechnungsfähigkeit (ab 2025 Pflicht)
- Skalierbarkeit bei Betriebserweiterung
- Langfristige Herstellergarantie
E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Sie wissen müssen
Die wichtigsten Änderungen im Überblick
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Versendung gelten Übergangsregelungen:
Bis Ende 2026: Weiterhin Papierrechnungen mit Zustimmung des Empfängers Für Unternehmen unter 800.000€ Umsatz: Übergangsregelung bis Ende 2027
Was bedeutet das für Ihr Rechnungsprogramm?
Ihr Rechnungsprogramm für KFZ-Werkstätten muss folgende E-Rechnungsformate unterstützen:
- ZUGFeRD: Hybridformat mit PDF und XML-Daten
- XRechnung: Reines XML-Format für Behörden
- EN 16931: Europäischer Standard für E-Rechnungen
Handlungsempfehlungen
- Prüfen Sie Ihr aktuelles System: Kann es bereits E-Rechnungen verarbeiten?
- Planen Sie rechtzeitig: Softwarewechsel benötigen Vorlaufzeit
- Schulen Sie Ihr Team: E-Rechnungen erfordern neue Arbeitsabläufe
- Testen Sie vorab: Nutzen Sie Testversionen der neuen Funktionen
Häufige Fragen (FAQ)
Welches ist das beste Rechnungsprogramm für kleine KFZ-Werkstätten?
Für kleine Werkstätten mit 1-3 Mitarbeitern empfehlen wir easyWerkstatt oder sevDesk. Beide sind einfach zu bedienen, günstig und bieten die wichtigsten Funktionen. easyWerkstatt ist dabei stärker auf KFZ-Betriebe spezialisiert.
Sind kostenlose Rechnungsprogramme für KFZ-Werkstätten empfehlenswert?
Kostenlose Programme eignen sich nur für sehr kleine Betriebe oder zum Testen. Sie bieten meist keine branchenspezifischen Functionen, keinen Support und sind nicht GoBD-konform. Für professionelle Werkstätten lohnt sich die Investition in eine bezahlte Lösung.
Wie wichtig sind Schnittstellen zu Teilekatalogen?
Sehr wichtig für effizientes Arbeiten. Schnittstellen zu TecDoc, CentroDigital oder anderen Katalogen sparen täglich mehrere Stunden Arbeitszeit, da Artikel automatisch mit korrekten Preisen und Beschreibungen übernommen werden.
Kann ich mein Rechnungsprogramm auch mobil nutzen?
Die meisten modernen Programme bieten mobile Apps oder Web-Zugang. Besonders praktisch für Pannendienste oder Arbeiten beim Kunden vor Ort. easyWerkstatt und sevDesk sind hier Vorreiter.
Was kostet ein professionelles Rechnungsprogramm für KFZ-Werkstätten?
Die Kosten variieren stark:
- Einstiegslösungen: 10-30€/Monat
- Professionelle Systeme: 50-150€/Monat
- Enterprise-Lösungen: 200€+/Monat
Einmalige Lizenzen kosten zwischen 300-2.000€, sind aber oft langfristig günstiger.
Wie lange dauert die Einführung eines neuen Rechnungsprogramms?
Einfache Systeme: 1-2 Wochen für Grundfunktionen Umfangreiche Lösungen: 4-8 Wochen mit Datenimport und Schulungen Komplexe Installationen: Bis zu 3 Monate mit individuellen Anpassungen
Planen Sie immer 2-4 Wochen Parallelbetrieb ein, um sicherzugehen.
Welche Daten kann ich aus meinem alten System übernehmen?
Die meisten Anbieter unterstützen den Import von:
- Kundenstammdaten
- Artikelstammdaten
- Offene Rechnungen und Angebote
- Grundeinstellungen
Fragen Sie vor dem Kauf explizit nach den Import-Möglichkeiten.
Muss mein Rechnungsprogramm GoBD-konform sein?
Ja, seit 2015 schreibt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern) vor, dass digitale Belege unveränderbar archiviert werden müssen. Alle empfohlenen Programme erfüllen diese Anforderungen.
Wie sicher sind meine Daten in Cloud-Programmen?
Seriöse Anbieter nutzen deutsche oder EU-Server mit höchsten Sicherheitsstandards. Die Daten sind oft sicherer als auf lokalen PCs. Achten Sie auf Zertifizierungen wie ISO 27001 und regelmäßige Backups.
Was passiert, wenn der Software-Anbieter den Support einstellt?
Bei etablierten Anbietern ist das Risiko gering. Sicherheitshalber sollten Sie regelmäßig Daten-Backups erstellen und auf Export-Funktionen achten. Vermeiden Sie unbekannte Anbieter ohne Referenzen.
Fazit und Empfehlung
Unsere Top-Empfehlungen nach Betriebsgröße:
Für kleine Werkstätten (1-5 Mitarbeiter): 🥇 easyWerkstatt - Perfekte Balance aus Einfachheit und KFZ-spezifischen Funktionen 🥈 sevDesk - Günstige Cloud-Lösung mit guter Buchhaltungsintegration 🥉 Clean Invoice - Einfachste Lösung für reine Rechnungserstellung
Für mittlere Werkstätten (5-20 Mitarbeiter): 🥇 KFZ-Faktura - Der Branchenstandard mit den meisten Funktionen 🥈 orgaMAX - Besonders für Betriebe mit Fahrzeughandel
Für große Werkstätten (20+ Mitarbeiter): 🥇 KFZ-Faktura mit Zusatzmodulen 🥈 Lexware Office - Umfassende ERP-Lösung
Wichtigste Erkenntnisse:
- Testen Sie vor dem Kauf: Alle empfohlenen Programme bieten kostenlose Testversionen
- E-Rechnung nicht vergessen: Ab 2025 Pflicht für B2B-Geschäfte
- Support ist entscheidend: Guter deutscher Support spart Zeit und Nerven
- Investition lohnt sich: Ein gutes Rechnungsprogramm für KFZ-Werkstätten spart täglich 1-2 Stunden Arbeitszeit
Unser Geheimtipp:
Starten Sie mit easyWerkstatt für die einfache Handhabung oder KFZ-Faktura für maximale Funktionsvielfalt. Beide bieten 30-tägige Testversionen, sodass Sie risikofrei testen können.
Die Digitalisierung Ihrer Werkstatt-Verwaltung ist eine Investition, die sich bereits im ersten Jahr amortisiert. Mit dem richtigen Rechnungsprogramm für KFZ gewinnen Sie wertvolle Zeit für das, was wirklich wichtig ist: die Zufriedenheit Ihrer Kunden und die Qualität Ihrer Arbeit.
Haben Sie Fragen zu einem der vorgestellten Rechnungsprogramme oder benötigen Sie individuelle Beratung für Ihre KFZ-Werkstatt? Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
John Neufeldt
