So schreibst du als Kleinunternehmer rechtssichere Rechnungen: Pflichtangaben nach § 14 UStG, § 19-Hinweis mit Formulierungsbeispielen, Muster & Checkliste. Plus: E-Rechnung, Kleinbetragsrechnung und typische Fehler.
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Viele Gründer, Freelancer und Kleinunternehmer fragen sich: Darf ich eine Rechnung stellen, auch wenn mir noch keine Steuernummer vorliegt? Gerade in der Anfangsphase fehlt diese häufig – erste Aufträge stehen aber schon an. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Pflichtangaben laut § 14 UStG notwendig sind, wann eine Rechnung ohne Steuernummer zulässig ist und wie Sie typische Fehler vermeiden.
Kurzantwort:
Ja, eine Rechnung ohne Steuernummer ist in Deutschland unter bestimmten Bedingungen erlaubt. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € oder wenn Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) nutzen, darf die Steuernummer fehlen. Bei höheren Beträgen oder B2B-Rechnungen im Inland ist jedoch mindestens eine Steuernummer oder die USt-IdNr. Pflicht.
Nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG müssen Rechnungen entweder die Steuernummer oder die USt‑Identifikationsnummer (USt‑IdNr.) enthalten.
Bei innergemeinschaftlichen Leistungen (B2B innerhalb der EU) ist immer die USt‑IdNr. erforderlich – und zwar sowohl für Sie als Aussteller als auch für den Leistungsempfänger.
Tipp: Für Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen) genügt ein stark reduziertes Pflichtprogramm – ohne Steuernummer oder USt‑IdNr. (§ 33 UStDV)
Fehlende Angaben (Steuernummer oder USt‑IdNr.) führen dazu, dass der Empfänger keinen Vorsteuerabzug erhält.
Innergemeinschaftliche Lieferungen ohne USt‑IdNr. können steuerliche Vorteile und Steuerfreiheit gefährden.
Aussagen wie „Steuernummer folgt“ sind nur zulässig, wenn die Nummer bereits beantragt ist. Andernfalls müssen Rechnungen nachträglich korrigiert oder neu erstellt werden.
1. Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und USt‑IdNr.?
– Die Steuernummer erhalten Sie vom Finanzamt für Inlandsgeschäfte.
– Die USt‑IdNr. wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben und ist für innergemeinschaftliche Leistungen (EU-B2B) erforderlich.
2. Wann brauche ich eine USt‑IdNr.?
– Bei Leistungen an Unternehmen innerhalb der EU oder beim Verkauf über Plattformen wie Amazon oder eBay.
3. Was tun, wenn ich aktuell keine Nummer habe?
– Für Kleinbetragsrechnungen: Sie dürfen die Rechnung ohne Steuernummer stellen.
– Für größere Rechnungen: „Steuernummer folgt“ nur, wenn die Nummer bereits beantragt ist – sonst muss die Rechnung nachgereicht werden.
4. Was, wenn die Nummer fehlt oder falsch ist?
– Der Vorsteuerabzug kann verweigert werden. Bei grenzüberschreitenden Leistungen drohen steuerliche Nachteile.
5. Was gilt für Kleinunternehmer?
– Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und verweisen auf die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Steuernummer oder USt‑IdNr. sollte trotzdem angegeben werden, wenn vorhanden.
Dieser Artikel wurde zuletzt aktualisiert am 04.03.2025
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Bei konkreten Rechtsfragen wende dich bitte an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.
