Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Pflichtangaben & Vorlage
So schreibst du als Kleinunternehmer rechtssichere Rechnungen: Pflichtangaben nach §14/§19 UStG, Praxisbeispiel, Checkliste & kostenlose Vorlage.
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Autor: John Neufeldt, Unternehmer | Zuletzt aktualisiert: 9. August 2025
Kurzdefinition: Als Kleinunternehmer schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer, beachtest aber alle Pflichtangaben nach § 14 UStG (u. a. Name/Adresse, Datum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum) und den Hinweis auf § 19 UStG. Eine klare Darstellung von Beträgen, Skonto/Rabatten und ein fortlaufendes Nummernsystem sind Pflicht.
Stell dir vor: Du hast den Auftrag abgeschlossen, der Kunde ist zufrieden – jetzt fehlt nur noch die Rechnung. Doch gerade als Kleinunternehmer bist du verpflichtet, bestimmte Pflichtangaben einzuhalten und korrekt abzurechnen. Fehler kosten Zeit, Nerven – und im schlimmsten Fall Geld.
In diesem Leitfaden zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du als Kleinunternehmer eine rechtssichere Rechnung schreibst – inklusive Pflichtangaben, Praxisbeispiel, Checkliste und kostenloser Vorlage. Mit den richtigen Tools wie Clean Invoice erledigst du das in Minuten statt Stunden.
Die Kleinunternehmerregelung nach befreit dich von der Umsatzsteuerpflicht, wenn dein Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet (aktuell: , ab 2024 ). Du stellst also Rechnungen aus, musst aber trotzdem beachten.
📌 Wichtig: Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung muss wörtlich oder sinngemäß auf jeder Rechnung stehen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
🔗 Mehr dazu: Offizielle Infos vom Finanzamt NRW
Laut § 14 UStG gehören dazu:
💡 Tipp: Nutze eine Software, die Pflichtfelder automatisch prüft – so vermeidest du Abmahnungen und Rückfragen.
PDF ist Standard, E-Rechnung (XML) ab 2025 in vielen Fällen Pflicht. Mehr dazu: E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer
Beispielhafte Rechnung eines Kleinunternehmers (Handwerker):
Position | Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
---|---|---|---|---|
001 | Montage Gartenzaun | 1 | 450,00 € | 450 € |
002 | Anfahrtspauschale | 1 | 25,00 € | 25 € |
Gesamtbetrag | 475 € |
Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Tool / Vorlage | Vorteile | Preis |
---|---|---|
Clean Invoice | Pflichtfelder, Vorlagen, GoBD-konform, mobil | ab 9,99 €/Monat |
Kostenlose Rechnungsvorlage | Sofort nutzbar, Word/Excel | gratis |
E-Rechnung Muster (XML) | Vorbereitung auf 2025 | gratis |
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1. Muss ich als Kleinunternehmer eine Steuernummer angeben? Ja, außer du bist Freiberufler und nutzt stattdessen deine Umsatzsteuer-ID – Details hier.
2. Darf ich freiwillig Umsatzsteuer ausweisen? Nur, wenn du dich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheidest – sonst drohen Nachzahlungen.
3. Welche Software ist am einfachsten? Für Handwerker & Kleinunternehmer empfehle ich Clean Invoice: mobil, rechtssicher, leicht zu bedienen.
4. Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer? Ja, ab 2025 in bestimmten Fällen – mehr erfahren.
Das Schreiben von Rechnungen als Kleinunternehmer ist kein Hexenwerk – wenn du die Pflichtangaben kennst und ein System hast, das dich unterstützt. Mit Clean Invoice erstellst du deine Rechnungen in unter 2 Minuten, bist rechtssicher und behältst deine Finanzen im Blick.
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