Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Pflichten, § 19-Hinweis & Muster (2026)
Als Kleinunternehmer*in stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis, musst aber trotzdem alle Pflichtangaben nach § 14 UStG einhalten und den Hinweis auf § 19 UStG aufnehmen. In diesem Leitfaden erhältst du eine kompakte Schritt-für-Schritt-Anleitung, Formulierungsbeispiele, ein Muster und eine Checkliste – plus Hinweise zu Kleinbetragsrechnungen und zur E-Rechnung (inkl. Übergangsregelungen).
Inhaltsverzeichnis:
- Was bedeutet „Kleinunternehmer-Rechnung"?
- Umsatzgrenzen 2026: Die neuen Schwellenwerte
- Pflichtangaben nach § 14 UStG
- § 19-UStG-Hinweis: Formulierungsbeispiele
- Praktische Tipps zum Rechnung schreiben
- Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Muster: Kleinunternehmer-Rechnung
- Sonderfälle: Kleinbetragsrechnung, Anzahlungen, Ausland
- E-Rechnung für Kleinunternehmer
- Checkliste
- Häufige Fehler
- FAQ
Was bedeutet „Kleinunternehmer-Rechnung"?
Eine Kleinunternehmer-Rechnung ist eine normale Rechnung ohne Ausweis von Umsatzsteuer. Rechtsgrundlage ist § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung). Du weist keine Umsatzsteuer aus, musst aber alle Rechnungspflichten nach § 14 einhalten und eine klare Angabe zur Anwendung von § 19 geben.
Eine Kleinunternehmerrechnung unterscheidet sich damit nicht wesentlich von anderen Rechnungen, außer dass die Umsatzsteuer befreit ist und alle Pflichtangaben vollständig aufgeführt werden müssen. Viele Unternehmer sind unsicher, ob sie für eine Kleinunternehmer-Rechnung besondere Formulare benötigen. In der Praxis genügt eine ordnungsgemäß erstellte Rechnung mit den richtigen Pflichtangaben.
Gerade wenn du regelmäßig Rechnungen schreiben möchtest, lohnt es sich, ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer einzusetzen, da diese die relevanten Angaben automatisch integrieren.
- Auch für Influencer und Weltreisende ist die Möglichkeit, Ihre Arbeit online in Rechnung zu stellen, hervorragend.
Umsatzgrenzen 2026: Die neuen Schwellenwerte
Seit dem 1. Januar 2025 gelten für die Kleinunternehmerregelung neue Umsatzgrenzen:
- Vorjahresumsatz: maximal 25.000 € (vorher: 22.000 €)
- Laufendes Jahr: voraussichtlich maximal 100.000 € (vorher: 50.000 €)
Wichtig: Die 100.000-€-Grenze ist eine harte Grenze. Wird sie im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort – nicht erst im Folgejahr. Ab dem überschreitenden Umsatz musst du Umsatzsteuer ausweisen.
Pflichtangaben nach § 14 UStG (Übersicht)
Auf jeder Rechnung müssen u. a. stehen:
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deiner Kundschaft
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsdatum (oder Zeitraum)
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Art und Umfang der Leistung
- Entgelt (Nettobetrag) – bei Kleinunternehmern i. d. R. = Rechnungsbetrag
- Hinweis auf § 19 UStG (kein Ausweis von Umsatzsteuer)
| Pflichtangabe | Erklärung |
|---|---|
| Vollständiger Name & Anschrift | Deine Daten sowie die des Kunden (Rechnungsempfängers) |
| Rechnungsdatum | Datum, an dem die Rechnung erstellt wird |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutige, lückenlose Nummerierung deiner Rechnungen |
| Leistungsdatum/-zeitraum | Wann die Lieferung/Leistung erbracht wurde |
| Menge & Art der Leistung | Genaue Beschreibung, z. B. „3 Stunden Beratung" oder „10 Stück Produkt XY" |
| Entgelt | Betrag für die Leistung (ohne Umsatzsteuer-Ausweis bei Kleinunternehmern) |
| Angaben nach § 19 UStG | Klare Formulierung, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird |
Für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto) gelten erleichterte Angaben – siehe unten.
👉 Weiterlesen: Es gibt noch zwei weitere Ausnahmen, die es zu beachten gilt. Zum einen das komplette Weglassen einer Steuernummer. Zum anderen jedoch die Fälle, in denen es Pflicht ist.
§ 19-UStG-Hinweis: Formulierungsbeispiele
Eine eindeutige Erwähnung zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist zwingend erforderlich. Geeignet sind z. B.:
- ✅ „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
- ✅ „Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)."
- ✅ „Der Rechnungsbetrag ist nach § 19 UStG umsatzsteuerfrei."
❌ Verwende nicht: „0 % USt." oder „inkl. 0 % USt." – das wäre formal falsch und kann zu Rückfragen durch das Finanzamt führen.
Der § 19-Hinweis ist entscheidend, damit deine Kunden ordnungsgemäße Rechnungen erhalten und keine Fragen zur Steuer entstehen.
Praktische Tipps zum Rechnung schreiben für Kleinunternehmer
Für viele Gründer ist die erste eigene Rechnung ein echter Stolperstein. Während größere Unternehmen über ein eigenes Rechnungswesen verfügen, musst du als Kleinunternehmer selbst darauf achten, dass alles stimmt. Die wichtigsten Tipps:
1. Nutze ein Rechnungsprogramm. Es gibt zahlreiche Lösungen – auch kostenlose –, die dir die Arbeit erheblich erleichtern. Sie sorgen für professionelles Layout, automatische Nummerierung und einfache Exportfunktionen (z. B. PDF oder ZUGFeRD-Format). So musst du nicht jedes Mal bei Null anfangen, sondern kannst wiederkehrende Kunden und Leistungen bequem auswählen.
👉 Welches Tool passt zu dir? Lies unseren Rechnungsprogramm-Vergleich für Kleinunternehmer.
2. Trenne private und geschäftliche Finanzen. Wer Rechnungen in einem Programm speichert und zusätzlich ein Geschäftskonto nutzt, kann Einnahmen und Ausgaben sauber trennen. Das erleichtert nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater.
3. Bewahre alles ordnungsgemäß auf. Jede Rechnung muss so abgelegt werden, dass sie jederzeit nachvollziehbar ist – auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.
4. Kennzeichne Sonderfälle klar. Begriffe wie „Abschlagsrechnung" oder „Schlussrechnung" sollten direkt in der Rechnung auftauchen. Wie du Abschlagsrechnungen und Kalkulation richtig aufsetzen kannst, erfährst du in unserem Ratgeber.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Kundendaten prüfen (korrekte Firmierung/Adresse, USt-IdNr. falls nötig).
- Leistungsbeschreibung klar und prüfbar formulieren.
- Leistungsdatum angeben (separat vom Rechnungsdatum).
- Preis/Entgelt angeben (ohne USt-Ausweis).
- Fortlaufende Rechnungsnummer vergeben.
- § 19-Hinweis deutlich aufnehmen.
- Zahlungsziel & Bankverbindung ergänzen.
- Optional: Skonto, Verzugshinweise, AGB-Verweis.
- Dokumentieren & ablegen (Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre).
👉 Praxis-Tipp: Mit Clean Invoice generierst du automatisch fortlaufende Nummern, Vorlagen und wiederkehrende Positionen – ideal für Kleinunternehmer.
Muster: Kleinunternehmer-Rechnung
Beispiel-Textblock (Positionsteil):
- „Beratung und Konzepterstellung, 3 Stunden à 80,00 € – Gesamt 240,00 €"
- „Leistungsdatum: 10.04.2026"
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Rechnungsnummer | 2026-001 |
| Rechnungsdatum | 15.04.2026 |
| Kunde | Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt |
| Leistungsbeschreibung | Webdesign-Beratung, 3 Stunden à 80 € |
| Leistungsdatum | 10.04.2026 |
| Gesamtbetrag | 240,00 € |
| Hinweis | Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. |
| Zahlungsziel | Zahlbar bis 29.04.2026, ohne Abzug |
Solche Kleinunternehmer-Rechnungen sind für die Buchhaltung klar erkennbar und erfüllen alle Rechnungspflichten. Wichtig ist, dass du deine Rechnungen regelmäßig dokumentierst – idealerweise in einem Rechnungsprogramm und mit einem separaten Geschäftskonto.
Sonderfälle: Kleinbetragsrechnung, Anzahlungen, Ausland
Kleinbetragsrechnung (bis 250 € brutto)
- Erforderlich: Name/Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Art der Leistung, Entgelt, Steuerbefreiung.
- Als Kleinunternehmer genügt: „Umsatzsteuerfrei nach § 19 UStG".
| Pflichtangabe | Erklärung |
|---|---|
| Name & Anschrift Aussteller | Deine Daten |
| Ausstellungsdatum | Rechnungsdatum |
| Leistungsbeschreibung | Art der Leistung oder gelieferten Ware |
| Gesamtbetrag | Endbetrag (kein Ausweis USt.) |
| Steuerbefreiung | „Umsatzsteuerbefreit nach § 19 UStG" |
Anzahlungen / Teilrechnungen
- Klar kennzeichnen („Abschlagsrechnung", „Schlussrechnung") und bereits gezahlte Beträge aufführen.
- Auch als Kleinunternehmer hast du das Recht auf Abschlagszahlungen bei größeren Projekten (§ 632a BGB).
Ausland / Reverse-Charge
- Prüfe bei grenzüberschreitenden B2B-Leistungen die Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge). Mehr dazu in unserem Leitfaden zur Freistellungsbescheinigung nach § 13b UStG.
- Bei B2C-Leistungen ins Ausland gelten je nach Art der Leistung Sonderregeln.
E-Rechnung: Was Kleinunternehmer jetzt wissen sollten
Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist seit Januar 2025 in Kraft. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026: Kleinunternehmer mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € dürfen noch Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden.
- Ab 2027: Die E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) wird auch für die Ausstellung Pflicht.
Wenn du zukunftssicher arbeiten möchtest, solltest du dich frühzeitig mit Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung vertraut machen. Viele Rechnungsprogramme – darunter Clean Invoice – unterstützen diese Standards bereits automatisch.
👉 Aktuelle Infos:
Checkliste: Kleinunternehmer-Rechnung
- Name/Anschrift (du & Kunde)
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsdatum / -zeitraum
- Leistungsbeschreibung
- Entgelt (ohne USt-Ausweis)
- § 19-UStG-Hinweis eingefügt
- Zahlungsziel & Bankverbindung
- Optional: Skonto/Verzug, AGB-Verweis
- Ordnungsgemäß abgelegt (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
Diese Checkliste hilft dir, alle Pflichtangaben einzuhalten. Nachfolgend findest du sie auch als Download, damit du dich besonders am Anfang absichern kannst.
Häufige Fehler bei Kleinunternehmer-Rechnungen
- ❌ Leistungsdatum fehlt oder ist unklar
- ❌ Rechnungsnummer nicht fortlaufend – ein häufiger GoBD-Verstoß
- ❌ Falscher Hinweis („0 % USt." statt § 19-Verweis)
- ❌ Mischung von Netto/Brutto-Begriffen – sorgt für Verwirrung beim Kunden
- ❌ Unklare Leistungsbeschreibung – „Dienstleistung" reicht nicht aus
- ❌ § 19-Hinweis vergessen – ohne diesen Hinweis ist die Rechnung formal fehlerhaft
- ❌ Keine ordnungsgemäße Dokumentation – auch Kleinunternehmer unterliegen der Aufbewahrungspflicht
💡 Tipp: Die meisten dieser Fehler lassen sich mit einem Rechnungsprogramm automatisch vermeiden. Teste Clean Invoice kostenlos – Pflichtangaben, § 19-Hinweis und fortlaufende Nummern werden automatisch geprüft.
Buchhaltung als Kleinunternehmer: Das Minimum, das du brauchst
Auch wenn die Kleinunternehmerregelung dich von der Umsatzsteuer befreit, entbindet sie dich nicht von der Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung. Du bist zwar meist nicht bilanzierungspflichtig, aber Einnahmen und Ausgaben musst du lückenlos dokumentieren.
Die drei wichtigsten Grundregeln:
- Jede Rechnung vollständig erstellen – fehlerhafte Rechnungen können dazu führen, dass Kunden Zahlungen zurückhalten oder das Finanzamt Rückfragen stellt.
- Geschäftskonto nutzen – die Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen erleichtert die Buchhaltung enorm und ist bei den meisten Banken Pflicht. Mehr dazu: Geschäftskonto für Selbstständige.
- Umsatzgrenzen im Blick behalten – gerade wenn dein Umsatz wächst, kann die 100.000-€-Grenze schnell überschritten werden. Dann musst du sofort auf Regelbesteuerung umstellen. Ein erfahrener Steuerberater kann prüfen, ob ein freiwilliger Wechsel strategisch sinnvoller wäre.
FAQ - Kleinunternehmerregelung
Muss auf jeder Kleinunternehmer-Rechnung ein § 19-Hinweis stehen? Ja, der Hinweis ist zwingend erforderlich.
Darf ich freiwillig Umsatzsteuer ausweisen? Nein. Wer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie – auch als Kleinunternehmer. Du müsstest den Betrag ans Finanzamt abführen.
Bis zu welchem Betrag gilt die Kleinbetragsrechnung? Bis 250 € brutto. Dennoch ist ein § 19-Hinweis erforderlich.
Brauche ich eine USt-IdNr.? Für rein inländische Geschäfte nein. Bei EU-B2B-Leistungen kann sie erforderlich werden.
Welche Umsatzgrenzen gelten 2026 für Kleinunternehmer? Seit 2025 darf der Vorjahresumsatz 25.000 € nicht überschreiten (vorher: 22.000 €). Im laufenden Jahr gilt eine harte Grenze von 100.000 € – wird diese überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort ab dem betreffenden Umsatz.
Welche Unterstützung kann ein Steuerberater geben? Ein Steuerberater hilft dir, deine Buchhaltung korrekt zu führen und die Kleinunternehmerregelung richtig anzuwenden. Auch bei Themen wie Angebote schreiben oder der Wahl eines passenden Rechnungsprogramms kann er dich beraten.
Zuletzt aktualisiert: April 2026
Externe Quellen
John Neufeldt
