Als Kleinunternehmer*in stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis, musst aber trotzdem alle Pflichtangaben nach § 14 UStG einhalten und den Hinweis auf § 19 UStG aufnehmen.
In diesem Leitfaden erhältst du eine kompakte Schritt-für-Schritt-Anleitung, Formulierungsbeispiele, ein Muster und eine Checkliste – plus Hinweise zu Kleinbetragsrechnungen und zur E-Rechnung (inkl. Übergangsregelungen).
Eine Kleinunternehmer-Rechnung ist eine normale Rechnung**** ohne Ausweis von Umsatzsteuer. Rechtsgrundlage ist § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung).
Du weist keine Umsatzsteuer aus, musst aber alle Rechnungspflichten nach § 14 einhalten und eine klare Angabe zur Anwendung von § 19 geben.
Eine Kleinunternehmerrechnung unterscheidet sich damit nicht wesentlich von anderen Rechnungen, außer dass die Umsatzsteuer befreit ist und die Pflichtangaben Kleinunternehmerrechnung vollständig aufgeführt werden müssen. Viele Unternehmer sind unsicher, ob sie für eine Kleinunternehmer-Rechnung besondere Formulare benötigen. In der Praxis genügt eine ordnungsgemäß erstellte Rechnung mit den richtigen Pflichtangaben.
Gerade wenn du Kleinunternehmer Rechnungen schreiben möchtest, lohnt es sich, ein Rechnungsprogramm Kleinunternehmer oder auch kostenlose Rechnungsprogramme einzusetzen, da diese die relevanten Angaben automatisch integrieren.
Auf jeder Rechnung müssen u. a. stehen:
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deiner Kundschaft
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsdatum (oder Zeitraum)
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Art und Umfang der Leistung
- Entgelt (Nettobetrag) – bei Kleinunternehmern i. d. R. = Rechnungsbetrag
- Hinweis auf § 19 UStG (kein Ausweis von Umsatzsteuer)
| Pflichtangabe | Erklärung |
|---|
| Vollständiger Name & Anschrift | Deine Daten sowie die des Kunden (Rechnungsempfängers) |
| Rechnungsdatum | Datum, an dem die Rechnung erstellt wird |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutige, lückenlose Nummerierung deiner Rechnungen |
| Leistungsdatum/-zeitraum | Wann die Lieferung/Leistung erbracht wurde |
| Menge & Art der Leistung | Genaue Beschreibung, z. B. „3 Stunden Beratung“ oder „10 Stück Produkt XY“ |
| Entgelt | Betrag für die Leistung (ohne Umsatzsteuer-Ausweis bei Kleinunternehmern) |
| Angaben nach § 19 UStG | Klare Formulierung, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird |
Für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto) gelten erleichterte Angaben – siehe unten.
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Es gibt noch zwei weitere Ausnahmen, die es zu beachten gilt. Zum einen das komplette weglassen einer Steuernummer. Zum anderen jedoch die Fälle in denen es Pflicht ist.
Eine eindeutige Erwähnung zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist zwingend erforderlich. Geeignet sind z. B.:
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- „Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung).“
- „Der Rechnungsbetrag ist nach § 19 UStG umsatzsteuerfrei.“
❌ Verwende nicht: „0 % USt.“ oder „inkl. 0 % USt.“ – das wäre formal falsch.
Auch wenn du deine Rechnungen schreiben möchtest, ist der Hinweis entscheidend, damit deine Kunden die ordnungsgemäße Rechnungen erhalten und keine Fragen zur Steuer entstehen.
Für viele Gründer ist das erste Mal „Rechnung schreiben Kleinunternehmer“ ein echter Stolperstein. Während große Unternehmen in der Regel über ein eigenes Rechnungswesen oder eine professionelle Buchhaltungsabteilung verfügen, muss ein Kleinunternehmer selbst darauf achten, dass seine Rechnungen ordnungsgemäß erstellt werden. Besonders wichtig ist, dass du die Pflichtangaben Kleinunternehmerrechnung nicht vergisst. Dazu gehören nicht nur Name, Anschrift, Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer, sondern auch der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis. Nur so erfüllst du die Anforderungen an eine rechtssichere Kleinunternehmer-Rechnung.
Viele Einsteiger unterschätzen zudem die Bedeutung einer guten Struktur. Wenn du deine Rechnungen erstellen möchtest, solltest du dir ein Rechnungsprogramm Kleinunternehmer zulegen. Es gibt zahlreiche kostenlose Rechnungsprogramme, die dir die Arbeit erleichtern. Diese Programme stellen sicher, dass du deine Rechnungen nicht nur optisch professionell, sondern auch vollständig mit allen rechtlich relevanten Informationen erstellst. Durch Vorlagen, automatische Nummerierung und einfache Exportfunktionen (z. B. PDF oder ZUGFeRD-Format) kannst du Zeit sparen und Fehler vermeiden. So musst du nicht jedes Mal bei Null anfangen, sondern kannst wiederkehrende Kunden und Leistungen bequem auswählen.
Ein weiterer Punkt betrifft die ordnungsgemäße Ablage. Jede Kleinunternehmer-Rechnung muss so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit nachvollziehbar ist. Das gilt auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, bei denen zwar weniger Pflichtangaben notwendig sind, aber dennoch eine ordentliche Dokumentation verlangt wird. Wer Rechnungen in einem Programm speichert und zusätzlich ein Geschäftskonto nutzt, kann Einnahmen und Ausgaben sauber trennen. Das erleichtert nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, falls dieser einmal hinzugezogen wird.
Besonders wenn du internationale Kunden hast oder häufiger Anzahlungen in Rechnung stellst, ist eine klare Kennzeichnung wichtig. Begriffe wie „Abschlagsrechnung“ oder „Schlussrechnung“ sollten direkt in der Rechnung auftauchen, damit sowohl der Rechnungsempfänger als auch du selbst jederzeit den Überblick behältst. Gerade als Kleinunternehmer lohnt es sich also, systematisch vorzugehen. Mit den richtigen Tools, klaren Strukturen und einem grundlegenden Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen kannst du Rechnungen schreiben Kleinunternehmer professionell, rechtssicher und effizient erledigen
- Kundendaten prüfen (korrekte Firmierung/Adresse, USt-IdNr. falls nötig).
- Leistungsbeschreibung klar und prüfbar formulieren.
- Leistungsdatum angeben (separat vom Rechnungsdatum).
- Preis/Entgelt angeben (ohne USt-Ausweis).
- Fortlaufende Rechnungsnummer vergeben.
- § 19-Hinweis deutlich aufnehmen.
- Zahlungsziel & Bankverbindung ergänzen.
- Optional: Skonto, Verzugshinweise, AGB-Verweis.
- Dokumentieren & ablegen (Aufbewahrungspflicht).
👉 Praxis-Tipp: Mit Clean Invoice generierst du automatisch fortlaufende Nummern, Vorlagen und wiederkehrende Positionen – ideal für Kleinunternehmer.
👉 Siehe auch: Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer – Vergleich & Tipps
Beispiel-Textblock (Positionsteil):
- „Beratung und Konzepterstellung, 3 Stunden à 80,00 € – Gesamt 240,00 €“
- „Leistungsdatum: 15.08.2025“
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
| Feld | Inhalt |
|---|
| Rechnungsnummer | 2025-001 |
| Rechnungsdatum | 15.08.2025 |
| Kunde | Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt |
| Leistungsbeschreibung | Webdesign-Beratung, 3 Stunden à 80 € |
| Leistungsdatum | 10.08.2025 |
| Gesamtbetrag | 240,00 € |
| Hinweis | Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. |
| Zahlungsziel | Zahlbar bis 29.08.2025, ohne Abzug |
Solche Kleinunternehmer-Rechnungen sind für die Buchhaltung klar erkennbar und erfüllen alle Rechnungspflichten. Wichtig ist, dass du deine Rechnungen regelmäßig dokumentierst, z. B. in einem Programm oder über ein eigenes Geschäftskonto.
Kleinbetragsrechnung (bis 250 € brutto)
- Erforderlich: Name/Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Art der Leistung, Entgelt, Steuerbefreiung.
- Als Kleinunternehmer genügt : „Umsatzsteuerfrei nach § 19 UStG“.
| Pflichtangabe | Erklärung |
|---|
| Name & Anschrift Aussteller | Deine Daten |
| Ausstellungsdatum | Rechnungsdatum |
| Leistungsbeschreibung | Art der Leistung oder gelieferten Ware |
| Gesamtbetrag | Endbetrag (kein Ausweis USt.) |
| Steuerbefreiung | „Umsatzsteuerbefreit nach § 19 UStG“ |
Anzahlungen / Teilrechnungen
- Klar kennzeichnen („Abschlagsrechnung“, „Schlussrechnung“) und bereits gezahlte Beträge aufführen.
Ausland / Reverse-Charge
- Prüfe bei grenzüberschreitenden B2B-Leistungen die Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge).
- Bei B2C-Leistungen ins Ausland gelten je nach Art der Leistung Sonderregeln.
Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
Für Kleinunternehmer bedeutet das vor allem: Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen müssen möglich sein.
Zur Ausstellung gibt es Übergangsregeln.
Wenn du deine Rechnungen erstellen möchtest, solltest du dich auch mit Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung vertraut machen, da diese künftig eine wichtige Rolle spielen werden. Viele Anbieter stellen Software bereit, die den Standard automatisch einhält.
👉 Aktuelle Infos:
Eine solche Liste hilft dir dabei, die Kleinunternehmerrechnung Pflichtangaben einzuhalten und sicherzustellen, dass deine Rechnungen schreiben den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Nachfolgend findest du Sie auch als Download. So kannst du dich selber vor allem am Anfang absichern.
- ❌ Leistungsdatum fehlt oder ist unklar
- ❌ Rechnungsnummer nicht fortlaufend
- ❌ Falscher Hinweis („0 % USt.“ statt § 19)
- ❌ Mischung von Netto/Brutto-Begriffen
- ❌ Unklare Leistungsbeschreibung
Ein häufiger Fehler ist auch das Schreiben Kleinunternehmer ohne den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Außerdem vergessen viele Selbstständige, dass auch Kleinunternehmer einer Pflicht zur ordnungsgemäßen Dokumentation unterliegen.
Auch wenn die Kleinunternehmerregelung dafür sorgt, dass du keine Umsatzsteuer ausweisen musst, entbindet dich das nicht von der Pflicht, deine Rechnungen schreiben und deine Buchhaltung ordnungsgemäß zu führen. Viele Gründer glauben, dass die Buchführungspflichten für Kleinunternehmer geringer sind, was nur teilweise stimmt. Zwar bist du häufig nicht bilanzierungspflichtig, dennoch musst du Einnahmen und Ausgaben lückenlos dokumentieren. Dazu gehört, dass jede Kleinunternehmer-Rechnung vollständig ist und die Rechnungspflicht nach § 14 eingehalten wird. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können im schlimmsten Fall dazu führen, dass deine Kunden Zahlungen zurückhalten oder das Finanzamt Rückfragen stellt.
Eine strukturierte Buchhaltung bringt dir zudem handfeste Vorteile. Wenn du regelmäßig deine Rechnungen schreiben Kleinunternehmer und diese korrekt ablegst, hast du jederzeit einen Überblick über offene Posten, Zahlungsziele und deinen tatsächlichen Cashflow. Das ist nicht nur für deine Liquidität entscheidend, sondern auch dann, wenn du mit deiner Bank oder einem potenziellen Investor sprichst. Viele Banken verlangen ein eigenes Geschäftskonto, um private und geschäftliche Finanzen klar zu trennen. So stellst du sicher, dass deine Einnahmen aus ordnungsgemäßen Rechnungen nachvollziehbar sind.
Darüber hinaus hilft dir eine gute Buchhaltung, deine steuerliche Situation besser einzuschätzen. Selbst wenn du als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit bist, gilt die Kleinunternehmerrechnung Pflichtangaben-Regelung. Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Belegen und Rechnungen ist also Pflicht. Ein erfahrener Steuerberater kann dich zusätzlich unterstützen, indem er prüft, ob du die Kleinunternehmerregelung weiterhin nutzen solltest oder ob ein Wechsel zur Regelbesteuerung sinnvoll ist. Gerade wenn dein Umsatz wächst, kann die Grenze schnell überschritten werden, und dann müssen auch deine Rechnungen entsprechend angepasst werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Digitalisierung. Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft mittlerweile auch Kleinunternehmer. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD werden in Zukunft eine zentrale Rolle spielen. Mit moderner Software oder einem spezialisierten Rechnungsprogramm kannst du deine Rechnungen erstellen, rechtssicher speichern und automatisch an deine Kunden übermitteln. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass du auch bei steigenden Umsätzen den Überblick behältst.
Kurz gesagt: Eine saubere Buchhaltung ist kein lästiges Muss, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil. Wenn du deine Kleinunternehmer-Rechnungen schreiben und konsequent dokumentieren kannst, bist du nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern schaffst dir auch die Grundlage für Wachstum und langfristigen Erfolg.
Muss auf jeder Kleinunternehmer-Rechnung ein § 19-Hinweis stehen?
Ja, der Hinweis ist zwingend erforderlich.
Darf ich freiwillig Umsatzsteuer ausweisen?
Nein. Wer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie – auch als Kleinunternehmer. Somit würdest du die Regelung verletzen und musst den Betrag ans Finanzamt abführen.
Bis zu welchem Betrag gilt die Kleinbetragsrechnung?
Bis 250 € brutto. Dennoch ist ein § 19-Hinweis erforderlich.
Brauche ich eine USt-IdNr.?
Für rein inländische Geschäfte nein. Bei EU-B2B-Leistungen kann sie erforderlich werden.
Welche Unterstützung kann ein Steuerberater geben?
Ein Steuerberater hilft dir, deine Buchhaltung korrekt zu führen und sicherzustellen, dass alle Rechnungspflichten und die Kleinunternehmerregelung richtig angewendet werden. Auch bei Themen wie Angebote erstellen oder bei der Wahl eines Programms zur Rechnungserstellung kann er dich beraten.
