Ein Lieferschein begleitet fast jede Warenlieferung – ob im Onlinehandel, Handwerk oder in der Industrie. Doch wie erstellen Sie einen Lieferschein korrekt, welche Pflichtangaben gibt es, und wie gelingt die Umstellung auf digitale Prozesse? Hier erfahren Sie alles rund um die Lieferschein-Erstellung, inklusive Praxis-Tipps, Muster und allen Unterschieden zur Rechnung.
Ein Lieferschein ist ein Begleitdokument zur Warenlieferung. Er enthält Absender- und Empfängerdaten, Artikelbeschreibung, Lieferdatum und Lieferscheinnummer. Eine gesetzliche Pflicht besteht zwar nicht, dennoch ist ein Lieferschein wichtiger Beleg für den Versand und Wareneingang – und sorgt für Übersicht und rechtliche Sicherheit.
Lassen Sie uns beginnen. Gewinnen wir einen Überblick über den Lieferschein und seine Funktionen.
Ein Lieferschein dokumentiert, welche Waren geliefert wurden. Er wird der Sendung beigelegt und dient dem Versender und Empfänger als Nachweis. Der Lieferschein ist keine Rechnung, sondern ein übersichtliches Dokument zur Lieferung – meist ohne Preisangaben.
- Waren- und Liefernachweis: Klare Dokumentation von Versand und Erhalt
- Fehlervermeidung: Alle Artikel und Mengen sind direkt aufgelistet
- Rechtliche Absicherung: Im Streitfall Nachweis der tatsächlichen Lieferung
- Effizientere Logistik: Lieferschein erleichtert Buchhaltung, Lagerverwaltung und spätere Zuordnung zur Rechnung
Auch wenn keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung besteht, sollte ein Lieferschein folgende Angaben enthalten:
- Absender und Empfänger (Name, Anschrift, Kontakt)
- Lieferscheinnummer (eindeutig, für Zuordnung und Rückfragen)
- Lieferdatum
- Artikelbeschreibung (Bezeichnung, Menge, Einheit)
- Referenznummer (z. B. Bestell- oder Rechnungsnummer)
- Unterschrift (optional, als Empfangsbestätigung)
- Zusatzfelder je nach Branche: Chargen- oder Seriennummer, Zollangaben etc.
Checkliste für Ihren Lieferschein:* [ ] Absender und Empfänger klar benennen* [ ] Lieferscheinnummer vergeben* [ ] Datum und Artikel/Menge vollständig aufführen- [ ] Bezug zur Bestellung/Rechnung herstellen
- Lieferschein ist keine Pflicht – aber Standard in Handel, Industrie & Handwerk
- Branchen oder Verträge können Lieferscheine vorschreiben
- Bei Reklamationen kann der Lieferschein entscheidend sein
Hinweis: Auch wenn keine Aufbewahrungspflicht besteht, sollten Lieferscheine mindestens solange wie zugehörige Rechnungen archiviert werden (i.d.R. 6–10 Jahre).
- Transparenz: Besserer Überblick über Lager und Versand
- Kundenzufriedenheit: Klare Lieferdokumentation stärkt Vertrauen
- Zeitersparnis: Schnellere Abwicklung und Zuordnung zu Rechnungen
- Sicherheit: Schutz bei Reklamationen und für die Buchhaltung
| Lieferschein | Rechnung |
|---|
| Zweck | Begleitdokument zur Lieferung | Zahlungsaufforderung |
| Pflicht | Nicht gesetzlich vorgeschrieben | Gesetzliche Pflicht im B2B |
| Inhalt | Artikel, Menge, Datum, Empfänger, keine Preise | Preise, Steuern, Zahlungsziel |
| Funktion | Nachweis Lieferung/Empfang | Forderungsausgleich, Buchhaltung |
Tipp:
Auf der Rechnung die Lieferscheinnummer angeben – so kann jede Lieferung eindeutig zugeordnet werden.
- Vorlagen nutzen: Einheitliche Muster mit allen Pflichtfeldern
- Angaben prüfen: Artikelnummern, Mengen und Empfänger sorgfältig kontrollieren
- Struktur bewahren: Übersichtliche Layouts, digitale und papierhafte Varianten verfügbar
Papier-Lieferschein
- Einfach & klassisch
- Physischer Nachweis
– Umständliche Archivierung
– Umweltbelastung
Digitaler Lieferschein
- Umweltfreundlich, Kosten sparend
- Einfache Archivierung & Suche
- Integration in ERP und Buchhaltung
– Erfordert digitale Infrastruktur
Experten-Tipp:
Die digitale Verwaltung spart viel Zeit – z. B. mit Clean Invoice .
- Unvollständige Angaben (z. B. fehlende Mengen, falsche Adressen)
- Verwechslung von Lieferschein- und Rechnungsnummer
- Keine Referenz zur Bestellung/Rechnung
- Fehlende Unterschrift bei Empfang (optional)
- Veraltete oder falsche Vorlagen
- Internationaler Versand: Zollinformationen/Sprachversion ergänzen
- Spezielle Branchen (z. B. Pharma, Lebensmittel): Chargennummern und besondere Hinweise beachten
- Dienstleistung: Lieferscheine auch als Leistungsnachweis nutzbar
Der Lieferschein ist mehr als nur ein Begleitdokument. Er sorgt für Klarheit, beschleunigt Ihre Prozesse und schützt im Reklamationsfall. Ob klassisch oder digital – mit einer professionellen Vorlage, regelmäßiger Prüfung und der passenden Software bleiben Sie auf der sicheren Seite.
„Ein professioneller Lieferschein vermittelt Kompetenz – intern wie extern.“ – John Neufeldt
Was ist ein Lieferschein und wofür wird er verwendet?
Ein Lieferschein dokumentiert die Übergabe einer Lieferung, listet Artikel, Menge und oft auch den Empfänger auf – als Nachweis für Versand und Erhalt.
Welche Pflichtangaben braucht ein Lieferschein?
Absender, Empfänger, Artikel/Menge, Lieferscheinnummer, Datum; optional Bezug zur Rechnung/Bestellung und Unterschrift.
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Es gibt keine explizite Pflicht, aber mindestens solange wie zugehörige Rechnungen (i.d.R. 6–10 Jahre) wird empfohlen.
Digitale oder analoge Lieferscheine – was ist besser?
Digital spart Zeit und Geld, ist leichter zu archivieren und in Prozesse einzubinden – Papier bietet physischen Nachweis.
Welche Fehler sollte ich vermeiden?
Fehlende Pflichtangaben, falsche Nummern, keine Bezugnahme auf Bestellung, fehlende Unterschrift.
Gibt es Branchen mit besonderen Anforderungen?
Ja, z. B. internationale Transporte, Lebensmittel, Medizintechnik – hier sind Zusatzangaben und Sprachversionen oft vorgeschrieben.
Tipps für effizientes Management?
Standardisierte Vorlagen, digitale Verwaltung, regelmäßige Prüfung der Angaben.
