Lernen Sie, wie Sie Angebote schreiben, die Kunden überzeugen. Mit Vorlagen, Beispielen, rechtlichen Tipps und Software-Empfehlungen für Freelancer, Kleinunternehmer und Dienstleister.
So schreibst du als Kleinunternehmer rechtssichere Rechnungen: Pflichtangaben nach § 14 UStG, § 19-Hinweis mit Formulierungsbeispielen, Muster & Checkliste. Plus: E-Rechnung, Kleinbetragsrechnung und typische Fehler.
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Wer als Unternehmer, Freelancer oder Kleinunternehmer erfolgreich arbeiten möchte, kommt um das Thema Angebote schreiben nicht herum. Ein gut formuliertes, klar strukturiertes und professionell gestaltetes Angebot entscheidet oft darüber, ob ein Auftrag gewonnen oder verloren wird.
Ein Angebot ist nicht nur ein Dokument, sondern auch ein Marketinginstrument.
In diesem Ratgeber lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein professionelles Angebot erstellen, worauf Sie rechtlich achten müssen, welche Vorlagen helfen und warum eine klare Angebot Struktur Vertrauen bei Ihren Kunden schafft.
Viele Unternehmen unterschätzen, wie stark ein Angebot die Kaufentscheidung beeinflusst. Während die Rechnung nur die Abwicklung dokumentiert, ist das Angebotsschreiben die Basis für jede Geschäftsbeziehung.
Ein überzeugendes Angebot schafft:
Gerade Selbstständige können sich mit einem klaren Angebotsschreiben positiv abheben. Fehlen Angaben oder wirkt das Dokument improvisiert, entsteht schnell der Eindruck mangelnder Zuverlässigkeit.
Beispiel: Ein Malerbetrieb reicht ein zweiseitiges Angebot ein, auf dem nur „Malerarbeiten – 2.500 €“ steht. Der Konkurrent hingegen listet detailliert Material, Arbeitsstunden, Entsorgung und Zusatzoptionen auf. Obwohl der Preis leicht höher ist, entscheidet sich der Kunde für das zweite Angebot – wegen der Transparenz und Professionalität.
Warum ist ein Angebot noch wichtiger als eine Rechnung? Eine Rechnung ist zwingend vorgeschrieben, wenn ein Auftrag abgeschlossen wurde. Sie regelt die Zahlung, schafft steuerliche Nachweise und ist Grundlage der Buchhaltung. Doch ohne ein überzeugendes Angebot kommt es gar nicht erst zum Auftrag – und damit nie zu einer Rechnung. Das macht die Angebotsphase zum strategischen Schlüsselpunkt jedes Unternehmens.
Häufige Fehler in Angeboten: fehlende Details, unklare Formulierungen, Rechtsunsicherheit oder ein inkonsistentes Design. Mit Tools wie Clean Invoice vermeiden Sie solche Schwächen, da das System automatisch Nummernkreise, Layout und Pflichtfelder integriert.
„Angebot schreiben“ bedeutet, Leistungen und Preise in einem formalen Dokument darzustellen. Dieses dient potenziellen Kund innen als Entscheidungsgrundlage.
Es gibt drei Varianten:
Der Unterschied ist entscheidend: Wer ohne Kennzeichnung arbeitet, riskiert, versehentlich ein verbindliches Angebot abzugeben.
Praxis:
Unterschied Kostenvoranschlag vs. Angebot: Ein Kostenvoranschlag darf um ca. 10–20 % überschritten werden, wenn dies sachlich begründet ist (z. B. höherer Materialeinsatz). Ein Angebot hingegen bindet den Anbieter an die genannte Summe, sofern es verbindlich gekennzeichnet ist. Viele Kunden wissen diesen Unterschied nicht – darum ist es Ihre Aufgabe, dies klar zu kommunizieren.
Auch die Art des Angebots variiert:
Ein Dachdecker etwa listet Material, Arbeitszeit und Entsorgung einzeln auf. So wirkt das Angebotsschreiben transparent und nachvollziehbar.
Ein verbindliches Angebot ist bindend: Preis und Leistung sind fix. Vorteil: Planungssicherheit. Nachteil: Risiko bei steigenden Kosten.
Beispiel Bau: Ein Bauunternehmen bietet den Bau eines Carports für 12.000 € an. Nach Auftragserteilung steigen die Holzpreise. Das Unternehmen muss trotzdem liefern, da der Preis verbindlich ist.
Ein Angebot unverbindlich zu kennzeichnen, verschafft Flexibilität. Typische Formulierungen sind „freibleibend“ oder „Preisänderungen vorbehalten“.
Beispiel Druckerei: Eine Druckerei erstellt ein Angebot über 1.500 Broschüren für 4.000 €. Da die Papierpreise schwanken, kennzeichnet sie es als „unverbindlich“. So bleibt Spielraum, falls Rohstoffkosten steigen.
Ein Angebotsschreiben geht über eine Preisaufstellung hinaus. Es enthält eine persönliche Ansprache, eine präzise Leistungsbeschreibung und eine saubere Angebot Struktur. Beispiel IT-Dienstleister: „Bereitstellung von 5 Cloud-Arbeitsplätzen mit E-Mail, Datenspeicher und Support. Monatliche Pauschale 750 €, gültig bis 15.12.“
Beispiel Berater: „Analyse der Geschäftsprozesse, Workshop mit Geschäftsführung, Bericht mit Handlungsempfehlungen. Pauschalpreis 3.500 €, Zahlung 50 % vorab, Rest nach Übergabe.“
So wirken Angebote nicht nur professionell, sondern sind exakt auf die jeweilige Branche zugeschnitten.
Ein gelungenes Angebot besteht aus klar definierten Bausteinen. Jeder Bestandteil trägt zur Nachvollziehbarkeit bei und verhindert Missverständnisse.
| Bestandteil | Nutzen | Hinweis |
|---|---|---|
| Kopfbereich (Absender, Empfänger, Datum, Angebotsnummer) | Eindeutige Zuordnung | Einheitliche Nummernkreise nutzen |
| Anschreiben | Persönliche Ansprache | Bezug auf Vorgespräch, wertschätzend |
| Leistungsbeschreibung | Transparenz über Inhalte | Messbare Ergebnisse, klare Abgrenzung |
| Preisstruktur | Nachvollziehbare Kalkulation | Einzelpreise, Stundensätze oder Pauschalen |
| Zahlungsbedingungen | Liquiditätssteuerung | Anzahlungen, Skonto, Fälligkeiten |
| Liefer-/Leistungsbedingungen | Erwartungssicherheit | Lieferort, Zeitrahmen, Mitwirkung des Kunden |
| Rechtlicher Status | Klarheit | verbindlich oder unverbindlich kennzeichnen |
| Gültigkeitsfrist | Planbarkeit | 14–30 Tage üblich |
| Annahmeerklärung | einfache Beauftragung | Unterschrift oder digitaler Button |
| Fußbereich | Recht & Corporate | AGB, Impressum, Kontakt |
Eine saubere Angebot Struktur zeigt Professionalität. Mit CRM-gestützten Lösungen lassen sich Stammdaten und Textbausteine zentral pflegen. Systeme wie Clean Invoice bieten die Möglichkeit, ein Angebot direkt in eine Rechnung zu überführen.
Ein gutes Angebot schreiben ist ein Prozess. Folgende Reihenfolge hat sich bewährt:
Praxis-Tipp: Mit Systemen wie Clean Invoice oder easybill können Sie sehen, ob ein Kunde Ihr Angebot geöffnet hat. Das ermöglicht gezieltes Nachfassen: Ein freundlicher Anruf oder eine Erinnerungs-E-Mail erhöhen die Chance auf einen Abschluss erheblich.
Eine sorgfältig vorbereitete Vorlage spart enorm viel Zeit, reduziert Flüchtigkeitsfehler und vermittelt zugleich ein einheitliches und professionelles Bild nach außen. Wer regelmäßig Angebote schreiben muss, profitiert erheblich von einer strukturierten Basis, die er immer wieder verwenden kann. Besonders Unternehmer, die erst am Anfang stehen, greifen gerne auf eine kostenlose Vorlage zurück, um die ersten Schritte zu gehen. Doch früher oder später stößt man mit Word- oder Excel-Dokumenten an klare Grenzen. Spätestens dann wird der Einsatz eines Tools wie Clean Invoice, easybill, sevdesk oder lexware sinnvoll.
Eine Vorlage sorgt zunächst dafür, dass Pflichtangaben wie Datum, Angebotsnummer oder Gültigkeitsfrist bereits vorgegeben sind. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass entscheidende Informationen vergessen werden. Außerdem sorgt eine Vorlage für ein einheitliches Erscheinungsbild. Kunden merken sofort, ob Dokumente professionell und konsistent gestaltet sind oder ob sie zusammengeschustert wirken. Schon diese äußere Wirkung kann den Ausschlag geben, ob ein Kunde Vertrauen fasst oder nicht.
Das Problem beginnt jedoch, sobald mehrere Angebote gleichzeitig bearbeitet werden. Mit einfachen Excel- oder Word-Dokumenten verlieren Unternehmer schnell die Kontrolle über Nummernkreise oder Versionen. Es kommt nicht selten vor, dass versehentlich zwei identische Angebotsnummern vergeben werden, was später in der Buchhaltung für Chaos sorgt. Ebenso werden Anpassungen manchmal unübersichtlich gespeichert, sodass gar nicht mehr klar ist, welche Version nun die gültige ist. Auch Layoutfehler schleichen sich ein, wenn Mitarbeiter unterschiedliche Vorlagen nutzen oder eigenständig Änderungen einbauen. Diese Probleme lassen sich vermeiden, wenn man von Anfang an auf eine professionelle Software setzt.
Clean Invoice geht an dieser Stelle weit über eine einfache Vorlage hinaus. Das System bietet vordefinierte Angebots- und Rechnungsvorlagen, die automatisch den Unternehmensdaten angepasst werden. Jede Erstellung eines neuen Angebots generiert eine fortlaufende Angebotsnummer, sodass kein Durcheinander entstehen kann. Zudem werden angenommene Angebote direkt in Rechnungen überführt, ohne dass Daten doppelt eingegeben werden müssen.
Auch der Versand ist integriert und erfolgt DSGVO-konform per E-Mail. Für viele Unternehmer besonders wertvoll ist das Dashboard, das alle offenen Angebote und Aufträge übersichtlich darstellt und sofort erkennen lässt, welche Projekte gerade in der Pipeline stehen. So entsteht ein durchgängiger Prozess vom Angebot bis zur Rechnung, der sowohl Zeit spart als auch Professionalität signalisiert.
Ein häufiger Fehler vieler Gründer ist die Verwechslung von Angebot, Rechnung und Kostenvoranschlag. Diese drei Begriffe haben jedoch völlig unterschiedliche Bedeutungen und Konsequenzen.Das Angebot beschreibt die geplanten Leistungen und deren Preise vor Auftragserteilung. Es kann entweder verbindlich oder unverbindlich sein, je nach Kennzeichnung. Der Kunde hat hier die Möglichkeit, das Dokument anzunehmen und damit einen Vertrag zu schließen.
Die Rechnung hingegen stellt eine Zahlungsaufforderung nach erbrachter Leistung dar. Sie muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, darunter eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Leistungszeitraum, den Nettobetrag, die Umsatzsteuer und den Bruttobetrag. Ohne diese Angaben ist eine Rechnung steuerlich nicht gültig.
Der Kostenvoranschlag schließlich ist nur eine Preisorientierung. Er ist rechtlich nicht bindend, sondern dient als Schätzung. Eine Abweichung von etwa zehn bis zwanzig Prozent ist zulässig, sofern diese begründet werden kann. Damit unterscheidet sich der Kostenvoranschlag deutlich vom Angebot.
Viele Kunden wissen diesen Unterschied nicht und erwarten fälschlicherweise, dass ein Kostenvoranschlag den Endpreis fixiert. Es ist daher Aufgabe des Anbieters, diese Unterschiede klar zu kommunizieren.
Ein Praxisbeispiel verdeutlicht die Folgen. Ein Elektriker erstellt einen Kostenvoranschlag über 2.000 Euro. Im Laufe der Arbeiten stellt sich heraus, dass zusätzliche Leitungen verlegt werden müssen, was die Kosten um 300 Euro erhöht. Da es sich nur um einen Kostenvoranschlag handelte, ist diese Abweichung zulässig. Hätte er jedoch ein verbindliches Angebot über 2.000 Euro erstellt, wäre er rechtlich verpflichtet gewesen, zu diesem Preis zu arbeiten – selbst wenn die tatsächlichen Kosten höher liegen. Erst nach Abschluss der Arbeiten folgt die Rechnung, die den endgültigen Betrag enthält und steuerlich relevant ist.
Digitale Tools haben das Schreiben von Angeboten revolutioniert. Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler und schaffen einen durchgängigen Prozess von der Angebotserstellung bis zur Zahlung.
Clean Invoice überzeugt durch seine intuitive Bedienung. Angebote und Rechnungen lassen sich nahtlos verbinden, Kundendaten werden zentral verwaltet und jedes Dokument wird revisionssicher archiviert. Besonders für kleine Unternehmen ist die Möglichkeit interessant, Angebote direkt in Rechnungen zu überführen, ohne dass Daten doppelt eingegeben werden müssen.
easybill gilt als sehr einsteigerfreundlich. Kleine Betriebe profitieren von der einfachen Angebots- und Rechnungserstellung. Wer keine komplexen Funktionen benötigt, findet hier eine solide Lösung.
sevdesk ist eine Cloudlösung, die besonders auf Teamarbeit ausgelegt ist. Freiberufler, die viel unterwegs sind, können jederzeit und überall auf ihre Angebote zugreifen.
lexware bietet als klassische Software einen breiten Funktionsumfang, insbesondere im Bereich Buchhaltung und Finanzauswertungen. Es eignet sich daher vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die Wert auf umfassende Funktionen legen.
accountable schließlich richtet sich speziell an Freelancer und Selbstständige. Das Programm unterstützt bei steuerlichen Pflichten und verbindet Angebots- mit Rechnungsfunktionen.
Cloudlösungen wie Clean Invoice, sevdesk oder easybill bieten den Vorteil, dass sie sofort einsatzbereit sind und automatisch aktualisiert werden. Klassische Software wie lexware erfordert hingegen Installation und Wartung, bietet dafür aber eine besonders hohe Funktionsdichte. Speziallösungen wie accountable sind ideal für Einzelunternehmer, stoßen jedoch bei größeren Teams an Grenzen.
Dies ist weit mehr als eine Formalität. Es ist die Grundlage für jeden Auftrag und damit für jede spätere Rechnung. Es schafft Vertrauen, bietet Sicherheit und signalisiert Kompetenz.
Ein Angebot ist das Schaufenster eines Unternehmens. Es muss vollständig, klar und nachvollziehbar sein. Eine kostenlose Vorlage ist für den Einstieg ausreichend, langfristig lohnt sich jedoch eine professionelle Software. Unternehmer sollten die Unterschiede zwischen verbindlichen Angeboten, unverbindlichen Angeboten und Kostenvoranschlägen kennen und je nach Situation bewusst einsetzen. Auch branchenspezifische Besonderheiten spielen eine große Rolle.
Ein Handwerker muss beispielsweise Materialschwankungen berücksichtigen, während ein IT-Dienstleister vor allem klare Projektphasen definieren sollte.
Mit modernen Tools wie Clean Invoice können Unternehmer Angebote nicht nur schneller erstellen, sondern auch nahtlos in Rechnungen überführen. Dadurch sparen sie Zeit, minimieren Fehler und steigern ihre Professionalität.
Wer die hier beschriebenen Grundsätze verinnerlicht, steigert seine Chancen, Kunden zu überzeugen, Aufträge zu sichern und sein Geschäft nachhaltig auszubauen.
Ein gutes Angebot ist nicht nur ein Dokument, sondern ein Türöffner für langfristige Kundenbeziehungen.
Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?
Ein Angebot beschreibt die geplante Leistung zu einem festgelegten Preis und kann verbindlich oder unverbindlich sein. Ein Kostenvoranschlag hingegen ist lediglich eine Schätzung, die sich um bis zu zwanzig Prozent ändern darf, wenn dafür sachliche Gründe vorliegen. Während ein verbindliches Angebot also einen Vertrag begründen kann, hat der Kostenvoranschlag nur orientierenden Charakter. Für Kunden ist es wichtig, diesen Unterschied zu kennen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Welche Pflichtangaben gehören in ein professionelles Angebot?
Ein professionelles Angebot sollte immer den Absender, die Empfängerdaten, eine Angebotsnummer und das Ausstellungsdatum enthalten. Außerdem gehören eine klare Leistungsbeschreibung, die Preisangaben und die Zahlungsbedingungen dazu. Auch die Dauer der Gültigkeit und der Hinweis, ob es sich um ein verbindliches Angebot oder um ein Angebot unverbindlich handelt, sind notwendig. Wer mit Software wie Clean Invoice arbeitet, hat den Vorteil, dass diese Pflichtfelder automatisch in jedes Dokument integriert werden.
Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?
Die Dauer der Gültigkeit hängt stark von der Branche ab. Im Handwerk sind häufig Fristen von vierzehn bis dreißig Tagen üblich, da Materialpreise schwanken können. In der IT oder in der Kreativbranche ist es dagegen nicht unüblich, eine Gültigkeit von sechzig Tagen zu wählen, weil Projekte länger geplant werden. Wichtig ist, dass die Gültigkeit im Dokument klar genannt wird, um sowohl für Anbieter als auch für Kunden Sicherheit zu schaffen.
Muss ein Angebot unterschrieben werden?
Eine Unterschrift ist nicht zwingend erforderlich, um ein Angebot rechtswirksam zu machen. Dennoch erhöht sie die Professionalität und kann Missverständnisse vermeiden. Viele moderne Systeme erlauben es, Angebote digital anzunehmen, zum Beispiel per Klick auf einen Bestätigungsbutton. Mit Clean Invoice können Kunden ihre Zustimmung online erteilen, was den Prozess deutlich beschleunigt und vereinfacht.
Wie unterscheidet sich ein Angebot von einer Rechnung?
Ein Angebot beschreibt geplante Leistungen und Preise vor Beginn eines Auftrags. Eine Rechnung dokumentiert hingegen die tatsächlich erbrachten Leistungen nach Abschluss der Arbeit. Während ein Angebot freiwillig erstellt wird, ist die Rechnung ein Pflichtdokument für die Buchhaltung und die Steuer. Sie muss bestimmte Angaben wie Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungszeitraum enthalten, um gültig zu sein.
Welche Vorteile bieten Angebots-Vorlagen?
Eine Vorlage sorgt für Einheitlichkeit und spart Zeit. Unternehmer müssen nicht jedes Mal von vorn beginnen, sondern können auf vorbereitete Bausteine zurückgreifen. Eine kostenlose Vorlage ist für den Start oft ausreichend. Wer jedoch viele Angebote pro Monat erstellt, sollte eine Software nutzen, die auch Funktionen wie automatische Nummerierung oder den direkten Übergang zur Rechnung bietet.
Was bedeutet die Kennzeichnung „Angebot unverbindlich“?
Wenn ein Angebot als unverbindlich gekennzeichnet ist, darf der Anbieter die Preise später anpassen. Typische Formulierungen sind „freibleibend“ oder „Preisänderungen vorbehalten“. Diese Option ist vor allem dann sinnvoll, wenn Rohstoffpreise stark schwanken oder Leistungen nicht exakt kalkulierbar sind. Für den Kunden bedeutet das, dass er zwar eine Orientierung erhält, die Preise sich jedoch ändern können.
Welche Fehler sollte man beim Angebot schreiben vermeiden?
Häufige Fehler sind unklare Preisangaben, fehlende Gültigkeitsfristen und zu allgemein gehaltene Leistungsbeschreibungen. Auch das Vergessen von Pflichtangaben wie Angebotsnummer oder Datum kann Probleme verursachen. Manche Anbieter verwenden zudem unklare Formulierungen wie „nach Aufwand“, ohne zu definieren, was das konkret bedeutet. Solche Fehler schwächen das Vertrauen und können später zu Konflikten führen.
Welche Software eignet sich besonders zum Angebot schreiben?
Die Auswahl hängt von der Unternehmensgröße ab. Clean Invoice eignet sich besonders für Freelancer, Kleinunternehmer und Dienstleister, die eine einfache und durchgängige Lösung suchen. Easybill überzeugt durch seine intuitive Bedienung, während sevdesk vor allem für mobile Arbeit geeignet ist. Lexware ist stark in der Verbindung mit Buchhaltung, und accountable richtet sich speziell an Freelancer. Entscheidend ist, dass die Software nicht nur beim Erstellen von Angeboten unterstützt, sondern auch in die Prozesse der Rechnungen und der Buchhaltung integriert werden kann.
Kann ein Angebot nachträglich geändert werden?
Ja, ein Angebot kann angepasst werden, jedoch sollte dies transparent geschehen. Am besten wird eine neue Version mit einer fortlaufenden Angebotsnummer erstellt. So bleibt die Nachvollziehbarkeit gewährleistet. Moderne Software erleichtert diesen Prozess, indem sie alle Versionen dokumentiert und archiviert. Dadurch erkennen Kunden jederzeit, welche Fassung aktuell gültig ist.