Mahnung schreiben 2026: Vorlage, Fristen & Verzugszinsen

Das Wichtigste auf einen Blick: Eine Mahnung setzt den Schuldner in Zahlungsverzug (§ 286 BGB) und berechtigt dich zu Verzugszinsen und Schadensersatz. Gesetzlich reicht eine einzige Mahnung – das dreistufige Verfahren (Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Mahnung) ist kaufmännischer Standard, aber nicht vorgeschrieben. In diesem Leitfaden findest du Formulierungsbeispiele für jede Stufe, aktuelle Verzugszinsen (Basiszinssatz 2026: 1,27 %), eine Checkliste und den Ablauf bis zum gerichtlichen Mahnverfahren.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist eine Mahnung?
Wann tritt Zahlungsverzug ein?
Das dreistufige Mahnverfahren
Formulierungsbeispiele
Verzugszinsen berechnen
Mahnkosten und Mahngebühren
Gerichtliches Mahnverfahren
Mahnung als Handwerker: Besonderheiten
Checkliste
FAQ

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist die eindeutige Aufforderung an einen Schuldner, eine fällige Zahlung zu leisten. Sie ist kein Formular und kein amtliches Dokument – sondern eine geschäftliche Erklärung, die den Kunden in Zahlungsverzug setzt.

Was eine Mahnung bewirkt:

Sie setzt den Kunden offiziell in Verzug (§ 286 BGB)
Ab Verzug hast du Anspruch auf Verzugszinsen (§ 288 BGB)
Du kannst Mahnkosten und Schadensersatz verlangen
Sie ist die Grundlage für weitere rechtliche Schritte (Inkasso, Mahnbescheid)

💡 Wichtig: Es gibt keine gesetzliche Formvorschrift. Eine Mahnung kann per Brief, E-Mail oder sogar mündlich erfolgen. Aus Beweisgründen empfiehlt sich aber immer die Schriftform – bei der letzten Mahnung am besten per Einwurfeinschreiben.

Wann tritt Zahlungsverzug ein? (§ 286 BGB)

Der Zahlungsverzug ist die Voraussetzung für Verzugszinsen und Schadensersatz. Er tritt ein durch:

Verzug durch Mahnung (Normalfall)

Du sendest eine Mahnung nach Fälligkeit der Rechnung → der Kunde ist ab Zugang der Mahnung im Verzug.

Verzug ohne Mahnung (Automatisch)

In diesen Fällen brauchst du keine Mahnung – der Verzug tritt automatisch ein:

Situation	Rechtsgrundlage	Beispiel
Konkretes Zahlungsdatum in der Rechnung	§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB	„Zahlbar bis 15.04.2026"
30-Tage-Regel (B2B)	§ 286 Abs. 3 BGB	30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang
30-Tage-Regel (B2C) – nur mit Hinweis	§ 286 Abs. 3 BGB	Nur wenn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wird
Leistungsverweigerung	§ 286 Abs. 2 Nr. 3 BGB	Kunde sagt: „Ich zahle nicht"

⚠️ Achtung bei Privatkunden (B2C): Die 30-Tage-Regel greift nur, wenn du in der Rechnung explizit darauf hinweist: „Sie kommen spätestens 30 Tage nach Zugang dieser Rechnung und Fälligkeit in Verzug." Ohne diesen Hinweis musst du eine Mahnung schicken.

Das dreistufige Mahnverfahren

Gesetzlich reicht eine einzige Mahnung, um den Verzug herbeizuführen. In der Praxis hat sich aber ein dreistufiges Verfahren bewährt, das die Kundenbeziehung schont:

Stufe	Bezeichnung	Zeitpunkt	Tonalität	Frist
1. Stufe	Zahlungserinnerung	3–5 Tage nach Fälligkeit	Freundlich	10–14 Tage
2. Stufe	Mahnung	10–14 Tage nach 1. Stufe	Bestimmt	10–14 Tage
3. Stufe	Letzte Mahnung	10–14 Tage nach 2. Stufe	Deutlich, mit Androhung	7–10 Tage
Eskalation	Inkasso / Mahnbescheid	Nach Ablauf der 3. Frist	–	–

Gesamtdauer: Vom ersten Zahlungsverzug bis zum Einleiten rechtlicher Schritte vergehen typischerweise 6–8 Wochen.

💡 Praxis-Tipp: Richte dir im Rechnungsprogramm automatische Zahlungserinnerungen ein. Clean Invoice verschickt die erste Erinnerung automatisch nach Fristablauf – ohne dass du daran denken musst.

Formulierungsbeispiele für jede Mahnstufe

1. Zahlungserinnerung (freundlich)

Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung RE-2026-0127

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

sicher ist es Ihnen entgangen: Die Rechnung RE-2026-0127 vom 15.03.2026 über 4.000,00 € ist seit dem 29.03.2026 fällig.

Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis zum [Datum + 14 Tage] auf unser Konto zu überweisen.

Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen [Firma]

2. Mahnung (bestimmt)

Betreff: Mahnung – Rechnung RE-2026-0127

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

leider haben wir trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] noch keinen Zahlungseingang für die Rechnung RE-2026-0127 über 4.000,00 € feststellen können.

Wir fordern Sie hiermit auf, den offenen Betrag zuzüglich Verzugszinsen in Höhe von [Betrag] bis spätestens [Datum + 14 Tage] zu begleichen.

Bankverbindung: [IBAN]

Mit freundlichen Grüßen [Firma]

3. Letzte Mahnung (mit Androhung)

Betreff: Letzte Mahnung – Rechnung RE-2026-0127

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

trotz unserer bisherigen Zahlungserinnerung und Mahnung ist die Rechnung RE-2026-0127 über 4.000,00 € weiterhin unbezahlt.

Wir fordern Sie letztmalig auf, den Gesamtbetrag von [Betrag inkl. Verzugszinsen und Mahnkosten] bis zum [Datum + 10 Tage] auf unser Konto zu überweisen.

Sollte die Zahlung bis zu diesem Datum nicht eingehen, werden wir ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte einleiten (gerichtliches Mahnverfahren / Inkasso). Die dadurch entstehenden Mehrkosten gehen zu Ihren Lasten.

Bankverbindung: [IBAN]

Mit freundlichen Grüßen [Firma]

Verzugszinsen berechnen 2026

Aktueller Basiszinssatz

Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank festgelegt und ändert sich halbjährlich (01.01. und 01.07.):

Basiszinssatz seit 01.01.2026: 1,27 %

Verzugszinssätze

Geschäftstyp	Formel	Aktueller Zinssatz
B2C (Privatkunden)	Basiszins + 5 Prozentpunkte	6,27 % p.a.
B2B (Geschäftskunden)	Basiszins + 9 Prozentpunkte	10,27 % p.a.

Rechenbeispiel

Offene Rechnung: 5.000 € (B2B) Verzugstage: 45 Tage

Verzugszinsen = 5.000 € x 10,27 % x 45/365 = 63,29 €

Rechenbeispiel Privatkunde

Offene Rechnung: 3.000 € (B2C) Verzugstage: 30 Tage

Verzugszinsen = 3.000 € x 6,27 % x 30/365 = 15,46 €

💡 Tipp: Auch wenn die Beträge bei einzelnen Rechnungen gering wirken – über mehrere offene Posten und Monate summieren sie sich. Wichtiger ist oft die Signalwirkung: Wer Verzugszinsen berechnet, wird ernst genommen.

Mahnkosten und Mahngebühren

Was darfst du berechnen?

Kostenart	B2B	B2C	Betrag
Mahnpauschale (§ 288 Abs. 5 BGB)	Ja	Nein	40,00 € pauschal
Porto/Material	Ja	Ja	Tatsächliche Kosten (ca. 2–5 €)
Inkassokosten	Ja	Ja	Nach RVG
Anwaltskosten	Ja	Ja	Nach RVG

Wichtige Regeln

B2B: Du kannst 40 € Mahnpauschale verlangen – ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten. Diese wird auf spätere Rechtsverfolgungskosten angerechnet.
B2C: Du darfst nur die tatsächlich entstandenen Kosten (Porto, Brief) berechnen. Übliche Mahngebühren von 2,50–5,00 € werden von Gerichten als angemessen betrachtet.
Erste Mainung vor Verzug: Für die erste Zahlungserinnerung (vor Verzugseintritt) darfst du keine Gebühren berechnen.

Gerichtliches Mahnverfahren

Wenn alle außergerichtlichen Mahnungen erfolglos bleiben, ist der nächste Schritt das gerichtliche Mahnverfahren:

Ablauf

Schritt 1: Mahnbescheid beantragen Online über mahngerichte.de – Kosten ab ca. 36 € (abhängig vom Streitwert).

Schritt 2: Gericht erlässt Mahnbescheid Das Gericht stellt dem Schuldner den Mahnbescheid zu. Der Schuldner hat 2 Wochen zum Widerspruch.

Schritt 3a: Kein Widerspruch Du beantragst einen Vollstreckungsbescheid. Dieser ist ein vollstreckbarer Titel – damit kannst du den Gerichtsvollzieher beauftragen.

Schritt 3b: Widerspruch Das Verfahren geht in ein reguläres Klageverfahren über. Hier empfiehlt sich anwaltliche Unterstützung.

Kosten des Mahnverfahrens

Streitwert	Gerichtskosten (Mahnbescheid)
Bis 1.000 €	36,00 €
1.001 – 2.000 €	46,00 €
2.001 – 3.000 €	58,00 €
3.001 – 5.000 €	78,00 €
5.001 – 10.000 €	114,00 €

💡 Praxis-Tipp: Die Kosten des Mahnverfahrens trägst zunächst du – sie werden aber dem Schuldner auferlegt, wenn er verliert. Bei Beträgen unter 500 € lohnt sich das Verfahren oft nicht. Hier kann ein Inkassounternehmen die bessere Wahl sein.

Mahnung als Handwerker: Besonderheiten

Als Handwerker hast du spezifische Herausforderungen beim Mahnwesen:

Häufige Situationen

Kunde reklamiert Mängel statt zu zahlen Wenn ein Kunde wegen angeblicher Mängel nicht zahlt, prüfe zuerst, ob ein berechtigter Einwand vorliegt. Dokumentiere den Zustand der Leistung (Fotos, Baustellendokumentation). Bei unberechtigter Reklamation: Mahnung trotzdem schicken und ggf. Frist zur Mängelanzeige setzen.

Teilzahlung bei Abschlagsrechnungen Auch einzelne Abschlagsrechnungen können gemahnt werden. Der Anspruch auf Abschlagszahlungen ergibt sich aus § 632a BGB – unabhängig von der Schlussrechnung.

Bauträger / Generalunternehmer zahlt nicht Bei größeren Forderungen an Unternehmer: 40 € Mahnpauschale + 10,27 % Verzugszinsen. Prüfe, ob eine Bauhandwerkersicherheit (§ 650f BGB) sinnvoll ist.

So vermeidest du Mahnungen von vornherein

Klare Zahlungsbedingungen im Angebot festlegen
Abschlagsrechnungen bei größeren Aufträgen nutzen – so geht's
Zahlungsziel auf der Rechnung angeben (z. B. 14 Tage)
Rechnungen sofort nach Leistung stellen – nicht erst Wochen später
Automatische Zahlungserinnerung im Rechnungsprogramm einrichten
Sauber kalkulieren – strittige Rechnungen werden öfter nicht bezahlt. So kalkulierst du richtig

Checkliste Mahnung schreiben

Inhalt jeder Mahnung

☐ Absender- und Empfängeranschrift
☐ Datum der Mahnung
☐ Bezug zur Originalrechnung (Rechnungsnummer, Datum, Betrag)
☐ Klare Zahlungsaufforderung
☐ Neues, konkretes Zahlungsziel (Datum)
☐ Bankverbindung
☐ Ggf. Hinweis auf Verzugszinsen und Mahnkosten
☐ Ab 3. Mahnung: Androhung rechtlicher Schritte

Bevor du mahnst

☐ Ist die Rechnung korrekt und vollständig? (Pflichtangaben prüfen)
☐ Ist das Zahlungsziel tatsächlich abgelaufen?
☐ Liegt vielleicht eine berechtigte Reklamation vor?
☐ Ist die Zahlung vielleicht eingegangen, aber noch nicht zugeordnet?

Häufige Fragen (FAQ)

Wie viele Mahnungen muss ich schreiben? Gesetzlich reicht eine einzige Mahnung, um den Verzug herbeizuführen. Das dreistufige Verfahren ist kaufmännische Praxis, aber nicht vorgeschrieben. Nach einer Mahnung kannst du theoretisch direkt rechtliche Schritte einleiten.

Muss eine Mahnung per Post verschickt werden? Nein. Eine Mahnung ist formfrei – sie kann per Brief, E-Mail oder sogar mündlich erfolgen. Aus Beweisgründen empfiehlt sich Schriftform. Die letzte Mahnung vor rechtlichen Schritten am besten per Einwurfeinschreiben.

Darf ich Mahngebühren berechnen? Im B2B-Bereich darfst du 40 € Mahnpauschale (§ 288 Abs. 5 BGB) verlangen. Bei Privatkunden nur die tatsächlich entstandenen Kosten (Porto, Material) – üblich sind 2,50–5,00 €. Die erste Zahlungserinnerung ist in der Regel gebührenfrei.

Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026? Bei Privatkunden (B2C): 6,27 % p.a. (Basiszins 1,27 % + 5 Prozentpunkte). Bei Geschäftskunden (B2B): 10,27 % p.a. (Basiszins 1,27 % + 9 Prozentpunkte). Stand: 01.01.2026.

Ab wann darf ich Verzugszinsen berechnen? Ab dem Tag, an dem der Kunde in Verzug gerät – also ab Zugang der Mahnung (wenn kein konkretes Zahlungsdatum auf der Rechnung steht) oder nach Ablauf der 30-Tage-Frist.

Was kostet ein gerichtliches Mahnverfahren? Die Gerichtskosten beginnen bei ca. 36 € (für Forderungen bis 1.000 €) und steigen mit dem Streitwert. Der Antrag wird online über mahngerichte.de gestellt. Die Kosten werden dem Schuldner auferlegt, wenn er verliert.

Kann ich eine Mahnung auch als Kleinunternehmer schreiben? Ja, absolut. Das Mahnwesen hat nichts mit der Umsatzsteuer-Regelung zu tun. Auch als Kleinunternehmer hast du Anspruch auf Verzugszinsen und Schadensersatz.

Was mache ich, wenn der Kunde Mängel reklamiert? Prüfe die Reklamation sachlich. Wenn sie berechtigt ist, hast du eine Nacherfüllungspflicht vor dem Zahlungsanspruch. Wenn sie unberechtigt ist, dokumentiere das und mahne trotzdem. Der Kunde darf nicht einfach die gesamte Rechnung einbehalten – er hat allenfalls ein Zurückbehaltungsrecht in angemessener Höhe.

Wie verhindere ich als Handwerker offene Forderungen? Am besten durch Abschlagsrechnungen bei größeren Projekten, klare Zahlungsbedingungen im Angebot und automatische Zahlungserinnerungen im Rechnungsprogramm. Eine saubere Kalkulation und professionelle Rechnungen sorgen ebenfalls dafür, dass Kunden schneller zahlen.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Mahnungen? Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Rechnungen nach § 14 UStG. Mahnungen sind keine Rechnungen, sondern einseitige Zahlungsaufforderungen. Sie können in jedem Format versendet werden.

Weiterführende Artikel und Tools

Ratgeber:

Externe Quellen:

Mahnungen automatisch erstellen und versenden? Mit Clean Invoice erkennst du überfällige Rechnungen sofort, erstellst Mahnungen per Klick und versendest sie direkt per E-Mail – mit automatischer Fristberechnung und Verzugszinsen.

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Zuletzt aktualisiert: April 2026. Basiszinssatz: 1,27 % (Stand 01.01.2026).

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.